Setiap project memiliki tujuan masing-masing, dengan ruang lingkup yang bervariasi dan skala kesulitan yang berbeda pula.
Karena prosesnya yang tidak mudah dan cukup kompleks, maka perusahaan membutuhkan aplikasi project management yang baik dalam mendukung berjalannya proyek.
Aplikasi project management menjadi salah satu sistem yang dimanfaatkan pelaku bisnis dalam mengelola proyek perusahaan agar lebih efektif dan efisien.
Selain memberikan fleksibilitas, sistem project management juga memudahkan akses informasi, melancarkan komunikasi & interaksi antar anggota tim, serta memberikan efisiensi biaya yang dikeluarkan.
Di era modern ini, kebutuhan akan Project Management Tools semakin penting agar proyek yang dijalankan lancar, tujuan tercapai & memaksimalkan hasil yang diperoleh sehingga sesuai dengan yang diinginkan, terutama saat mengurus proyek besar.
Penggunaan aplikasi Project Management dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan sehingga tidak terbatas hanya pada jenis industri atau ukuran bisnis tertentu.
Masih ragu jika Project Management dapat memudahkan alur pengerjaan proyek?
Apa saja manfaat yang dapat diberikan serta apa yang harus perusahaan perhatikan saat memilih aplikasi Project Management yang sesuai kebutuhan?
Artikel di bawah ini akan menjelaskan secara lengkap seluruh pertanyaan diatas. Yuk simak sampai selesai!
Penjelasan Aplikasi Manajemen Proyek
Pengertian Project Management
Project Management adalah metode perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan sumber daya dalam menyelesaikan sebuah proyek sesuai dengan kriteria dan tujuan yang disepakati, baik dari anggaran maupun jangka waktu.
Orang yang diberi tanggung jawab terhadap keberlangsungan sebuah proyek disebut project manager.
Dalam menjalankan perannya, seorang project manager harus memiliki keahlian dasar, diantaranya kemampuan komunikasi, negosiasi dan pengetahuan bisnis yang baik.
Tahapan yang ada dalam project management mulai dari proses inisiasi, perencanaan & pembentukan strategi, pelaksanaan, monitoring hingga closing.
Dalam menjalankan project management, diperlukan perencanaan dan pengorganisasian yang matang dalam mengidentifikasi tujuan, sumber daya yang dibutuhkan serta detail jadwal pelaksanaan proyek.
Setelahnya, proses monitoring dilakukan dalam memastikan proyek berjalan sesuai dengan yang sudah direncanakan.
Tahapan evaluasi akan dilakukan saat proyek sudah selesai untuk menilai keberhasilan proyek serta apa yang dapat dikembangkan pada proyek berikutnya.
Karena pentingnya peran management project dalam mendukung keberhasilan proyek serta bisnis secara keseluruhan, banyak perusahaan memanfaatkan otomatisasi project management tools dalam memastikan kelancaran proyek.
Tanda Perusahaan Butuh Project Management Tools
Ketika pengelolaan proyek terasa begitu rumit dan tidak sesuai yang diinginkan, mungkin ini menjadi salah satu tanda jika perusahaan membutuhkan otomatisasi sistem Project Management Tools.
Kenali 5 tanda yang menunjukkan perusahaan harus mulai mempertimbangkan penggunaan aplikasi Project Management dalam manajemen proyeknya, antara lain:
Proyek yang terlalu kompleks untuk dikelola secara manual
Saat perusahaan mengalami kesulitan dalam manajemen proyek yang sangat kompleks hingga terlalu banyak hal yang tidak terkontrol, menyebabkan perusahaan mungkin memerlukan solusi pengaturan dan pengelolaan tugas proyek yang lebih efisien dengan aplikasi manajemen proyek.
Pihak yang terlibat dalam proyek banyak
Jika sebuah proyek melibatkan banyak anggota tim kerja & dari lokasi yang berbeda-beda, dibutuhkan cara yang efektif dalam mengkoordinasikan & melakukan pengawasan atas pekerjaan mereka agar sejalan dengan apa yang sudah direncanakan.
Aplikasi project management menjadi pilihan tepat dalam melakukan kolaborasi antar anggota tim yang lebih terarah.
Manajemen proyek terhambat dan melebihi anggaran yang direncanakan
Jika perusahaan sering mengalami keterlambatan proyek atau bahkan biaya yang dikeluarkan melebihi anggaran, ini tanda perusahaan membutuhkan sistem.
Project Management Tools akan membantu pengoptimalan jadwal hingga anggaran proyek agar lebih terkontrol.
Keinginan untuk meningkatkan produktivitas
Penggunaan project management tools dapat menjadi solusi jika perusahaan ingin mengoptimalkan manajemen proyek.
Mulai dari hemat waktu & biaya pengeluaran, memanfaatkan sumber daya yang ada secara maksimal, juga memantau detail proyek agar hasil yang diperoleh sesuai yang diharapkan.
Memperbaiki manajemen resiko proyek
Dengan aplikasi project management, perusahaan dapat lebih mudah mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengelola resiko yang berkaitan dengan proyek perusahaan.
Keuntungan Aplikasi Manajemen Proyek
Project Management Software dirancang secara khusus untuk memfasilitasi & memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam menjalankan proyek, baik skala kecil hingga besar.
Selain memberikan efisiensi dari segi anggaran, penggunaan aplikasi akan menyederhanakan proses monitoring agar proyek yang sedang berjalan sesuai dengan yang direncanakan.
Terdapat 6 keuntungan yang dapat diperoleh melalui implementasi project management tools pada perusahaan:
- Meningkatkan efisiensi dalam mengelola proyek perusahaan dengan kelengkapan fitur-fitur yang disediakan, seperti manajemen tugas, penjadwalan hingga kolaborasi tim lebih terorganisir
- Menghemat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek
- Mengoptimalkan produktivitas karena tidak ada lagi pekerjaan manual, seluruh proses dapat dipantau dalam satu sistem, perusahaan pun dapat lebih fokus dalam mencapai tujuan yang diinginkan
- Memberikan visibilitas pada seluruh proses proyek sehingga dapat meningkatkan transparansi dan seluruh anggota tim dapat melihat kemajuan proyek secara real-time serta memahami peran dan tanggung jawabnya masing-masing
- Mendukung proses pengambilan keputusan yang tepat karena adanya data yang akurat dan up-to-date dalam memastikan proyek berjalan sesuai dengan yang direncanakan
- Meminimalisir resiko yang mungkin terjadi selama proyek berlangsung dengan adanya fitur yang dapat mengidentifikasi, menilai hingga mengurangi kemungkinan resiko serta efek yang disebabkan
Optimalkan Proyek Perusahaan dengan Best Project Management Tools
Project management merupakan proses pengadaan proyek yang meliputi begitu banyak elemen & variabel yang harus dipertimbangkan, mulai dari perencanaan hingga hasil akhir dari proyek.
Karena perannya yang penting, perusahaan harus dapat menerapkannya pada setiap proyek dengan baik.
Dalam mendukung keberhasilan manajemen proyek, penggunaan aplikasi project management dapat menjadi solusi terbaik dalam mengotomatisasi proses dalam satu sistem.
Aplikasi Project Management terbukti mampu memberikan kemudahan dalam mengelola berbagai proyek perusahaan.
Tidak hanya itu, sistem manajemen proyek juga dapat meningkatkan produktivitas, transparansi serta mendorong pengambilan keputusan yang tepat.
Best Project Management Tools menyediakan fleksibilitas bagi perusahaan dalam mengelola proyek dan meningkatkan keberhasilannya secara keseluruhan. Berbagai manfaat yang dapat diperoleh, antara lain:
- Proyek menjadi lebih rapi & terstruktur
- Monitor setiap proses secara real-time
- Pembagian pekerjaan menjadi lebih terorganisir
- Memudahkan dokumentasi hambatan & issue yang dialami serta tindakan yang dilakukan saat project berjalan
- Dapat mengantisipasi resiko yang akan terjadi sebelum project dimulai
- Report untuk project dibuat secara otomatis
Jika Anda tertarik dan ingin tahu lebih lanjut mengenai keunggulan Aplikasi Best Project Management, hubungi tim konsultan Best sekarang.
Dapatkan berbagai penawaran menarik lainnya dan jangan sampai ketinggalan!