Adanya kebutuhan untuk mengintegrasikan seluruh data di setiap divisi merupakan suatu alasan mengapa penggunaan ERP sangat dibutuhkan dalam sektor jasa.
Seperti misalnya, saat penjualan masuk ke front office, sistem penagihan, pencatatan, dan penerimaan uang hanya membutuhkan satu kali input agar semua divisi mendapatkan informasi dan data yang sama secara real-time.
Selain itu, jurnal penjualan juga akan terbuat secara otomatis berdasarkan transaksi yang telah dilakukan.
Dengan demikian, perusahaan tidak perlu melakukan input data secara berulang kali. Hal ini membuat cara kerja perusahaan pun semakin efisien.
Mengapa ERP Sangat Dibutuhkan di Dalam Sektor Jasa?
Perbedaan Penerapan ERP Perusahaan Jasa & Non-jasa
Perbedaan penerapan ERP perusahaan jasa dengan perusahaan lain adalah penggunaan sistem yang lebih simpel dan tidak complicated.
Hal ini disebabkan karena perusahaan jasa tidak menyediakan barang dalam bentuk fisik sehingga proses logistik perusahaan pun mudah.
Ketika perusahaan jasa mendapatkan order, mereka bisa langsung meneruskan order ke employee tanpa harus melewati sistem logistik.
Hal ini menyebabkan sistem ERP perusahaan jasa lebih mudah dan tidak membutuhkan proses timeline implementasi ERP yang lama.
Sedangkan untuk perusahaan non-jasa, mereka harus melewati proses logistik terlebih dahulu untuk mengetahui persediaan barang yang diinginkan pelanggan.
Perusahaan jasa tidak menyediakan barang dalam bentuk fisik … Ketika perusahaan jasa mendapatkan order, mereka bisa langsung meneruskan order ke employee tanpa harus melewati sistem logistik.
Hal Apa yang Perlu Diperhatikan Saat Implementasi ERP di Perusahaan Jasa?
#1 Merumuskan Tujuan yang Ingin Dicapai Dengan Jelas
Sebelum proses implementasi dimulai, perusahaan perlu menciptakan visi yang tepat dan jelas tentang apa yang harus perusahaan lakukan untuk memuaskan pelanggan, memberdayakan karyawan, dan memfasilitasi pemasok selama beberapa tahun ke depan.
Selain itu, perusahaan juga perlu mempertimbangkan definisi tujuan, harapan, dan hasil yang jelas. Setelah memperoleh tujuan yang jelas, perusahaan dapat memutuskan secara hati-hati sistem ERP yang cocok untuk diimplementasikan dan sesuai dengan keperluan yang dibutuhkan.
Salah satu alasan perusahaan gagal menerapkan ERP adalah kurangnya perencanaan strategis yang baik. Hal ini menyebabkan terjadi ketidaksesuaian antara sistem ERP yang digunakan dengan kebutuhan perusahaan saat ini.
Oleh karena itu, perencanaan dan implementasi yang tepat sangat diperlukan untuk meningkatkan nilai strategis perusahaan (Ali & Miller, 2017).
#2 Mengadakan Pelatihan ERP yang Memadai Kepada Karyawan
Sistem ERP sangat kompleks sehingga menuntut pelatihan khusus. Pelatihan penggunaan sistem ERP tidaklah mudah
Selain itu, pelatihan sistem ERP akan lebih sulit terlaksana jika karyawan perusahaan tidak melek terhadap teknologi (Mahmood et al., 2020).
Demi mencapai kesuksesan implementasi ERP, perusahaan harus memfasilitasi karyawan untuk mengetahui penggunaan sistem ERP.
Tujuannya adalah agar karyawan belajar dan berlatih lebih dalam terkait teknologi ERP terbaru.
Melalui proses pelatihan yang terjadi secara terus-menerus, karyawan mampu menyesuaikan diri dalam menghadapi kebutuhan lingkungan bisnis yang berubah dan kompleks.
Selain itu, perusahaan perlu memastikan bahwa proses pelatihan berlangsung secara berkelanjutan. Proses pelatihan yang singkat dapat membuat karyawan kesulitan dalam beradaptasi dengan sistem terbaru.
Sistem ERP membutuhkan pelatihan secara teratur sehingga perusahaan harus memberikan kesempatan kepada karyawan untuk meningkatkan keterampilan mereka.
Program pelatihan dapat dirancang sesuai dengan manfaat sistem ERP yang ingin dicapai perusahaan (Mahmood et al., 2020).
Saat perusahaan kurang memperhatikan pelatihan karyawan mengenai sistem ERP, masalah bisa terjadi.
Penelitian menunjukkan bahwa tanpa pelatihan yang tepat, 30-40% karyawan tidak dapat menggunakan sistem ERP yang baru.
Kurangnya pelatihan yang memadai dapat menyebabkan kegagalan implementasi sistem ERP.
#3 Melakukan Koordinasi dan Komunikasi Dengan Manajemen Puncak
Selama proses implementasi ERP berlangsung, proses koordinasi dan komunikasi sangat penting karena semua pemangku kepentingan harus mengetahui informasi terbaru dan status proyek.
Banyak perusahaan yang menerapkan komunikasi yang efektif untuk memberitahu pengembangan rencana mereka kepada pemangku kepentingan.
Komunikasi yang efektif berkontribusi positif terhadap keberhasilan implementasi perubahan perusahaan (Mahmood et al., 2020).
Melalui komunikasi yang efektif, terjadi pertukaran informasi yang lebih mudah antara kedua belah pihak.
Dengan demikian perusahaan dapat meminimalisir konflik yang mungkin terjadi saat proses implementasi berlangsung (Maditinos et al., 2012).
Sedangkan komunikasi yang buruk dan tidak efektif dapat menyebabkan terjadinya resistensi di berbagai pihak.
Selain itu, risiko terjadinya konflik pun meningkat akibat adanya kesalahpahaman pada berbagai pihak (Mahmood et al., 2020).
#4 Memilih Konsultan yang Selektif dan Cocok Sesuai Dengan Tujuan Perusahaan
Proses pemilihan konsultan yang memadai merupakan faktor yang sangat berpengaruh terhadap proses implementasi ERP.
Proses ini tidak dapat dianggap sebagai prosedur yang sepele dan membuang-buang waktu.
Pengalaman konsultan dalam menggunakan sistem ERP dan komitmen untuk mendampingi implementasi hingga akhir sangat penting untuk keberhasilan implementasi ERP (Maditinos et al., 2012).
Perusahaan perlu memperhatikan bahwa pemilihan konsultan tidak hanya didasarkan pada memiliki keterampilan teknis saja.
Akan tetapi, konsultan juga harus mempunyai pemahaman yang luas tentang praktik bisnis yang sedang dijalankan (Maditinos et al., 2012).
Melalui konsultan ERP yang tepat, proses implementasi ERP dapat berjalan dengan baik dan mendapatkan keberhasilan yang signifikan.
Semakin perusahaan dan konsultan saling mengerti kebutuhan satu sama lain, proses komunikasi akan semakin berjalan efektif selama proses implementasi.
Komunikasi yang tidak memadai antar kedua belah pihak dapat berpotensi gagalnya implementasi sistem ERP (Maditinos et al., 2012).
Melalui konsultan yang tepat, proses implementasi ERP dapat berjalan dengan baik dan mendapatkan keberhasilan yang signifikan
#5 Menyiapkan Data yang Akurat dan Relevan Dengan Kebutuhan Perusahaan
Persiapan data yang akurat sangat dibutuhkan agar sistem ERP berfungsi dengan baik. Adanya sifat terintegrasi dari ERP memungkinkan seseorang memasukkan data yang salah sehingga berakibat fatal bagi perusahaan. Selain itu, data yang akan dimasukkan ke sistem ERP sebaiknya sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Beberapa proyek ERP mengalami kegagalan karena para karyawan perusahaan tidak menyadari kebutuhan dan keuntungan dari penggunaan sistem ERP.
Penggunaan sistem ERP yang baru tentunya membutuhkan penyesuaian bagi tiap karyawan. Lamanya proses penyesuaian ini bergantung pada budaya dan sikap perusahaan atas perubahan sistem ini.
Penyesuaian mungkin akan membutuhkan waktu yang lama dan tidak menutup kemungkinan karyawan menjadi resisten terhadap perubahan (Winarno, 2015).
Jika karyawan resisten terhadap perubahan sistem, maka implementasi sistem ERP pun akan sulit terlaksana karena karyawan cenderung merasa nyaman dengan sistem yang lama hingga menganggap sistem yang baru tidak cukup berguna (Winarno, 2015).
Oleh karena itu, perusahaan perlu melatih karyawan akan pentingnya akurasi data dan proses entri data yang benar. Tujuannya adalah untuk mencegah kesalahan yang membawa dampak negatif bagi perusahaan.