Pengertian ERP
Sistem ERP merupakan singkatan dari Enterprise Resource Planning System. Sistem ini biasa digunakan oleh mayoritas perusahaan.
Tujuannya adalah untuk memudahkan perusahaan dalam mengintegrasikan dan berbagi data secara real-time (Jagoda & Samaranayake, 2017).
Apakah ERP Bisa Diterapkan Di Perusahaan Kecil?
Mayoritas perusahaan, terutama manufaktur, telah menggunakan sistem ERP. Selain itu, sistem ERP juga banyak diterapkan pada perusahaan yang memiliki tingkat kompleksitas tinggi.
Seiring dengan perkembangan teknologi, sistem ERP dapat digunakan pada berbagai jenis dan ukuran perusahaan dari berbagai macam industri, termasuk Usaha Kecil Menengah (UKM) (Febrianto & Soediantono, 2022).
Melalui implementasi sistem ERP, UKM diharapkan dapat meningkatkan efisiensi kinerja. Sehingga dapat membuat keputusan yang lebih baik dalam rangka meningkatkan kinerja mereka.
Selain itu, UKM juga harus mampu memenuhi permintaan konsumen yang cenderung menginginkan fast-service saat proses transaksi berlangsung (Sa’diyah & Mudiantono, 2015).
Kendala Penerapan ERP dalam UMKM dan UKM
Sayangnya, berbagai macam kelebihan yang diperoleh dari sistem ERP terbatas untuk dinikmati oleh perusahaan besar karena biaya implementasi ERP yang cukup mahal.
Sedangkan bagi sebagian UMKM (Usaha Mikro, Kecil dan Menengah) dan UKM (Usaha Kecil Menengah), kendala keuangan menjadi salah satu permasalahan dalam mengimplementasikan sistem ERP.
Selain itu, perusahaan kecil dan menengah juga memiliki sumber daya, pengetahuan sistem informasi, dan teknologi yang terbatas (Zach et al., 2014).
Tips Penerapan ERP di UKM dan UMKM
Lalu, bagaimana cara UKM dan UMKM mengatasi hambatan di atas? Berikut terdapat 5 tips penerapan ERP yang bisa digunakan pada perusahaan UMKM dan UKM.
#1 Memilih Sistem ERP dan Vendor yang Tepat
Sistem ERP dianggap tepat jika sesuai dengan data dan sistem organisasi sehingga tidak membutuhkan banyak penyesuaian.
Pemilihan sistem ERP yang salah telah ditemukan menjadi risiko tinggi dalam implementasi ERP (Bansal, 2013).
Oleh karena itu, langkah awal memilih sistem ERP dan vendor merupakan salah satu langkah yang penting.
Di sisi lain, kemampuan IT yang terbatas dari UKM di Indonesia membuat penerapan ERP menjadi sulit.
Untuk mengatasi hal tersebut, terdapat tiga alternatif outsourcing pengerjaan ERP, yaitu Implementasi paket perangkat lunak on site, Implementasi paket perangkat lunak yang dikirim dengan layanan jarak jauh, dan outsourcing pengembangan perangkat lunak custom.
Kemampuan dan pengalaman IT yang terbatas membuat alternatif satu dan ketiga cenderung dipilih oleh UKM karena melibatkan pihak ketiga secara langsung untuk implementasi ERP (Priharsari et al., 2014).
Sedangkan untuk pemilihan vendor, tidak ada ketentuan baku untuk memilih vendor yang tepat.
Namun, mayoritas UKM cenderung memilih vendor berdasarkan kualitas layanan dan dukungan yang diberikan sebelum dan sesudah pembelian, telah menghasilkan banyak jenis perangkat lunak, memiliki pengalaman di bidangnya, terbukti berhasil mengimplementasikan perangkat yang sama, kemampuan teknis vendor, dan sebagainya (Priharsari et al., 2014).
Lebih lanjut, tim vendor harus berpengetahuan luas dan kooperatif agar mereka bisa menangani permasalahan yang dialami oleh UKM.
Kemampuan IT yang terbatas dari UKM di Indonesia membuat penerapan ERP menjadi sulit. Untuk mengatasi hal tersebut, terdapat tiga alternatif outsourcing pengerjaan ERP
#2 Memiliki Struktur Perusahaan yang Jelas
Dibandingkan dengan perusahaan besar, UKM pada umumnya mempunyai struktur yang kurang hierarki, lingkungan kerja yang fleksibel, dan proses komunikasi yang tidak terlalu rumit.
Selain itu, jumlah karyawan yang sedikit membuat mereka sering melakukan berbagai tugas sehingga tingkat spesialisasi karyawan dalam melakukan pekerjaan tergolong rendah (Zach et al., 2014).
Lebih lanjut adalah ukuran perusahaan, struktur perusahaan, dan tingkat kompleksitas bisnis turut mempengaruhi implementasi ERP.
Hal ini ditunjukkan oleh UKM di Irlandia yang melaporkan bahwa proses implementasi lebih mudah dan durasi yang lebih pendek. Selain itu, sistem ERP perlu disesuaikan dengan fitur manajemen UKM sebab karakteristik dan budaya UKM berperan penting dalam keberhasilan atau kegagalan implementasi ERP (Haddara & Zach, 2011).
Sebelum memutuskan untuk melakukan implementasi ERP, UKM perlu menilai terlebih dahulu struktur perusahaan di dalamnya, apakah sudah dideskripsikan dengan baik atau tidak.
Tujuannya adalah untuk meminimalisir kemungkinan terjadinya kegagalan implementasi ERP. Sistem ERP sendiri membutuhkan banyak biaya sehingga berisiko jika terus mengubahnya sesuai kebutuhan (Priharsari et al., 2014).
#3 Menyiapkan Biaya yang Cukup
Hambatan utama yang umum ditemui di UKM adalah terbatasnya anggaran dan sumber daya serta tingkat sensitivitas yang tinggi terhadap biaya.
Oleh sebab itu, terdapat banyak hal yang perlu dipertimbangkan oleh UKM sebelum memutuskan implementasi sistem ERP.
UKM, terutama tingkat manajemen puncak, perlu memperhatikan jumlah pengeluaran berupa ongkos dan biaya tersembunyi yang dapat menyebabkan peningkatan biaya pelaksanaan secara drastis (Hidayat et al., 2017).
Lebih lanjut, UKM membutuhkan waktu yang lebih lama untuk berkembang apabila implementasi sistem ERP gagal daripada perusahaan besar.
Oleh karena itu, berbagai vendor ERP berusaha untuk mengembangkan ERP yang cocok untuk UKM.
Jenis ERP yang telah dikembangkan merupakan versi khusus untuk UKM dengan fungsi yang memadai, biaya lisensi dan biaya implementasi yang relatif rendah, dan tidak begitu kompleks (Hidayat et al., 2017).
#4 Memiliki Strategi Manajemen Proyek yang Efektif
Dalam meningkatkan keberhasilan implementasi ERP, UKM perlu merencanakan strategi manajemen proyek yang efektif.
Implementasi sistem ERP merupakan prosedur yang unik sehingga membutuhkan manajemen proyek (Leyh, 2016).
Tujuannya adalah untuk memastikan agar ERP dapat berjalan sesuai rencana dan menghindari biaya anggaran lebih besar dari yang sudah direncanakan.
Selain itu, strategi manajemen proyek juga berguna untuk memastikan waktu implementasi sesuai dengan jadwal yang telah diestimasikan (Bansal, 2013).
Manajemen proyek yang efektif harus mempunyai perencanaan yang formal, penetapan deadline yang realistis, pimpinan proyek yang berpengalaman, dan melakukan pertemuan secara berkala untuk mengecek status proyek agar implementasi ERP berhasil (Leyh, 2016).
Manajemen proyek yang efektif harus mempunyai perencanaan yang formal, penetapan deadline yang realistis, pimpinan proyek yang berpengalaman, dan melakukan pertemuan secara berkala untuk mengecek status proyek agar implementasi ERP berhasil
#5 Melakukan Koordinasi dan Komunikasi dengan Manajemen Puncak
Adanya dukungan dari manajemen puncak diperlukan selama penerapan ERP. Penerapan ERP harus sesuai dengan strategi bisnis yang dimiliki UKM.
Namun, terkadang manajemen puncak UKM kurang paham dengan pemanfaatan ERP pada bisnisnya (Priharsari et al., 2014).
Oleh karena itu, proses koordinasi dan komunikasi sangat penting karena mereka perlu mengetahui informasi terbaru dan status proyek (Mahmood et al., 2020).
Banyak perusahaan besar yang menggunakan komunikasi yang efektif untuk menginformasikan pengembangan rencana ERP kepada pemangku kepentingan.
Komunikasi yang efektif berkontribusi positif terhadap keberhasilan implementasi perubahan perusahaan (Mahmood et al., 2020).
Melalui komunikasi yang efektif, terjadi pertukaran informasi yang lebih mudah antara kedua belah pihak.
Dengan demikian, UKM dapat meminimalisir konflik yang mungkin terjadi saat proses implementasi berlangsung (Maditinos et al., 2012).
Lebih lanjut, dukungan manajemen puncak juga diidentifikasi sebagai salah satu faktor keberhasilan yang sangat penting selama proses implementasi ERP.
Seorang leader harus selalu memperhatikan karyawan agar dapat bekerja secara efisien dan efektif.
Selain itu, mereka juga perlu menciptakan suatu kesadaran berupa bimbingan dan arahan bahwa keberhasilan implementasi ERP mampu meningkatkan efektivitas perusahaan dan memudahkan mereka untuk mencapai tujuan (Hidayat et al., 2017).
Peran manajemen puncak selama implementasi ERP terdiri dari mengembangkan pemahaman tentang kemampuan dan keterbatasan sebagai sikap kepemimpinan serta menetapkan tujuan, alokasi waktu, dan anggaran yang wajar untuk implementasi sistem ERP (Hidayat et al., 2017).
Dibutuhkan komitmen yang sangat tinggi dari semua pihak untuk mendapatkan manfaat ERP dalam rangka menghemat biaya dan manfaat lainnya.
Contoh Penerapan Aplikasi ERP pada Perusahaan Kecil & Menengah
Contoh salah satu UKM yang berhasil menerapkan sistem ERP adalah UKM Djakarta Salon.
UKM Djakarta Salon menggunakan sistem ERP untuk melaksanakan proses transaksi dan pembukuan sehingga kasir tidak harus melihat invoice secara satu per satu (Huang et al., 2021).
Kesuksesan implementasi ERP sangat bergantung pada jenis dan bentuk ERP yang dibutuhkan perusahaan.
Oleh karena itu, perusahaan perlu untuk merencanakan strategi implementasi secara hati-hati dan tepat guna meminimalisir terjadinya kegagalan penerapan sistem ERP.
Dengan demikian, sistem ERP dapat membantu perusahaan dalam memaksimalkan keuntungan serta meningkatkan layanan ke konsumen.