Penerapan ERP atau Enterprise Resource Planning saat ini adalah kebutuhan vital bagi organisasi. Sistem ini menunjang efektivitas kerja, baik pada level karyawan, unit kerja, hingga organisasi.
Meski demikian, ditemukan pula pemanfaatan potensi ERP yang tidak optimal. Sehingga, perusahaan justru mengemban beban biaya pengeluaran yang besar namun tidak menuai cukup manfaat dari teknologi ini.
Mencegah pemborosan yang demikian, artikel ini secara khusus akan mengulas tips penerapan ERP pada perusahaan manufaktur.
5 Tips Terapkan ERP Pada Industri Manufaktur
Tips #1: Membuat Peta Integrasi
ERP memang menawarkan segudang manfaat. Namun, menerapkan sistem ini juga bukan tanpa risiko. Kisah horor mengenai gagalnya proses implementasi juga tak sedikit.
Oleh karena itu, tips pertama dalam penerapan ERP adalah melakukan manajemen risiko.
Hal ini dapat organisasi lakukan dengan membuat daftar keinginan atau target yang ingin dicapai dengan sistem ini.
Khusus pada bidang bisnis manufaktur, perusahaan sebaiknya membuat peta integrasi terlebih dahulu mengingat banyaknya unit yang harus terhubung.
Peta ini berperan sebagai gambaran mengenai unit apa saja yang akan diintegrasikan melalui ERP. Contohnya, peta berupa master proses produksi.
Pada peta tergambar dengan jelas waktu, alur produksi, dan apa saja peran dan wewenang dari tiap unit yang terlibat pada tiap tahapan proses produksi.
Perusahaan perlu membuat gambaran alur produksi dan komunikasi yang dirasa paling efektif dan efisien pada peta.
Dengan demikian, peta yang kemudian diwujudkan di dalam ERP adalah sistem yang terbaik. Hal ini akan mencegah ketidakoptimalan fungsi ERP untuk efisiensi dan efektivitas proses kerja.
Sebagai catatan, penyusunan peta integrasi yang baik adalah yang dapat memberikan visibilitas dan kontrol secara sentral.
Sehingga, semua proses baik yang berkaitan langsung dengan produksi maupun yang tidak, dapat terpantau dengan maksimal.
Peta berupa master proses produksi, tergambar dengan jelas waktu, alur produksi, dan apa saja peran dan wewenang dari tiap unit yang terlibat pada tiap tahapan proses produksi.
Tips #2: Klarifikasi Jadwal & Budget Implementasi
Tips implementasi ERP pada perusahaan manufaktur yang kedua masih berkaitan dengan manajemen risiko. Yaitu, antisipasi akan ketidaktepatan jadwal dan budget dalam proses awal implementasi.
Mengingat manufaktur adalah bidang bisnis yang membutuhkan ketepatan waktu yang tinggi, hal ini menjadi vital. Proses awal implementasi ERP bisa saja berdampak pada proses produksi yang sedang berjalan.
Peralihan ke sistem yang baru tidak hanya menjadi tanggung jawab penyedia teknologi dan divisi IT. Hal ini juga melibatkan para staf yang nantinya menjadi operator sistem.
Proses produksi mungkin perlu berhenti sejenak karena berganti sistem. Selain itu, berhadapan dengan tampilan visual yang baru dan mungkin alur kerja yang berubah juga dapat menjadi hambatan tersendiri bagi operator.
Keterlambatan yang terjadi dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan manufaktur. Apalagi, tidak semua jenis mesin produksi dapat dengan mudah diaktifkan atau dinonaktifkan.
Selain menjadi penyebab keterlambatan dalam proses produksi, keterlambatan pada jadwal implementasi juga memicu over budgeting.
Anggaran untuk menerapkan sistem yang baru dapat mengalami pembengkakan. Pada organisasi dengan anggaran terbatas, kondisi ini tentu adalah mimpi buruk.
Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan antisipasi untuk mencegah hal semacam ini.
Mulai dari memastikan jadwal dan biaya implementasi tercatat jelas pada kontrak dengan penyedia hingga menyelenggarakan pelatihan staf.
Tips #3: Kustomisasi Optimal untuk Menunjang Kedinamisan Proses Produksi
Hal berikutnya yang perlu dipertimbangkan agar dapat menuai manfaat software ERP manufaktur (manufacturing ERP software) untuk perusahaan adalah kemungkinan untuk kustomisasi yang optimal.
Setiap perusahaan manufaktur dapat memiliki alur proses kerja yang berbeda dengan perusahaan lain meski menghasilkan produk yang serupa. Oleh karena itu, sistem yang memiliki sifat dinamis sangat dibutuhkan.
Sebagai contoh adalah pabrik yang memproduksi perabot rumah dengan bahan dasar kayu.
Setiap jenis produk sangat mungkin melalui alur yang berbeda meski dikerjakan dengan mesin yang itu-itu saja.
Misalnya, terdapat dua jenis produk yang melalui urutan proses produksi yang hampir sama.
Namun, sebelum masuk ke sistem assembly, jenis A melalui proses sablon merek secara manual sedang produk B secara otomatisasi.
Contoh lainnya, sebuah mesin pada hari ini diprogram untuk memproduksi produk jenis A. Hari berikutnya diprogram untuk memproduksi produk jenis B. Perbedaan spesifikasi produk tentu mempengaruhi jenis material, jumlah, hingga waktu produksi.
Gambaran ini menunjukkan bahwa pentingnya implementasi ERP pada perusahaan manufaktur adalah untuk dapat menunjang kedinamisan dalam proses produksi.
Ini adalah kebutuhan yang mungkin tidak terlalu menonjol pada bidang industri lainnya.
Tips #4: Kemudahan Integrasi dengan Pihak Ketiga
Tips penting berikutnya mempertimbangkan kebutuhan untuk integrasi dengan pihak ketiga.
Ketika menerapkan ERP di pabrik, sebuah perusahaan sangat mungkin membutuhkan aplikasi dari pihak ketiga untuk mendukung implementasi.
Salah satu contohnya adalah aplikasi yang menghubungkan mesin produksi dengan sistem ERP itu sendiri.
Mengingat adanya beragam jenis mesin produksi dengan bahasa program yang berbeda, sangat mungkin dibutuhkan aplikasi tambahan agar mesin dapat terbaca oleh ERP.
Oleh karena itu, perusahaan manufaktur perlu memastikan apakah pihak penyedia sistem mampu memenuhi kebutuhan aplikasi ini, atau dibutuhkan kerjasama dengan pihak lain.
Pertimbangan lain yang masih berkaitan dengan aplikasi pihak ketiga adalah seberapa mudah koneksi antara ERP, aplikasi, dan mesin dapat dikelola secara internal.
Misalnya, oleh divisi IT. Hal ini cukup penting karena akan berkaitan dengan anggaran jangka panjang.
Dengan demikian, menerapkan sistem yang kemudian dapat dikelola secara mandiri sangat disarankan.
Meskipun pada implementasi awal memang dibutuhkan dukungan dari mitra penyedia, ketergantungan pada pihak luar dapat diminimalkan dengan memilih sistem yang mudah dikelola.
Tips #5: Kecocokan dengan Mitra Penyedia
Terakhir adalah tips yang umum namun tidak boleh terlewat, yaitu kecocokan dengan pihak mitra penyedia sistem.
Meskipun interaksi kerjasama mungkin hanya intens ketika proses implementasi awal, perusahaan perlu membuat pertimbangan tentang hal ini.
Pertama, kecocokan berdampak pada kerjasama antar individu yang terlibat. Kemudahan dan keakuratan informasi yang disampaikan dan diterima adalah hal penting. Proses rapat dan diskusi bisa menjadi berlarut-larut jika ada ketidakcocokan.
Kedua, berkaitan dengan keamanan data. Pada proses awal penerapan ERP, akan ada banyak data perusahan yang dikirim ke mitra penyedia. Mulai dari informasi kepersonaliaan, finance, dan sebagainya. Beberapa di antaranya mungkin adalah data yang rahasia.
Oleh karena itu, perusahaan manufaktur perlu memastikan jaminan keamanan dari mitra penyedia sistem ERP. Kemungkinan lainnya adalah mitra penyedia hanya menyediakan sistem, kemudian proses input data dilakukan secara mandiri.
Ketiga, sebagai pengingat bahwa implementasi sistem ini bertujuan untuk mengintegrasikan semua divisi sehingga tercipta proses kerja yang lebih efektif, efisien, dan minim kesalahan.
Software ERP yang cocok adalah yang mampu membawa organisasi mencapai proses kerja yang optimal, efektif & efisien.
Penerapan ERP pada Perusahaan Manufaktur
Perusahaan manufaktur memiliki spesifikasi kebutuhan sistem yang berbeda dengan bidang industri yang lain.
Oleh karena itu, pihak perusahaan perlu melakukan pertimbangan dan persiapan matang sebelum memutuskan untuk mengadopsi teknologi ini.
Proses implementasi yang berhasil akan mendongkrak performa individu, divisi, dan perusahaan secara umum.
Dengan memperhatikan kelima tips yang telah dibahas di atas, semoga penerapan ERP dapat menjadi langkah strategis yang menuai banyak manfaat.