Manajemen proyek adalah sebuah fungsi penting dalam operasional perusahaan. Bidang ini menangani jalannya proyek dari awal sampai akhir.

Sukses gagalnya setiap proyek amat ditentukan oleh fungsi manajemen proyek.

Karena bidang ini menentukan keberhasilan proyek, tidak heran jika manajemen proyek berdampak pada kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Artikel ini akan membahas secara ringkas mengenai pentingnya manajemen proyek.

Selain itu, juga akan dijelaskan mengenai bagaimana bidang ini berpengaruh pada operasional perusahaan sehingga meningkatkan kinerja organisasi.

Pentingkah Manajemen Proyek?

Peran Manajemen Proyek Bagi Perusahaan

Beberapa informasi berikut ini akan memberi gambaran tentang peran project management bagi performa perusahaan secara keseluruhan.

#1 Menyaring Proyek yang Realistis

Peran pertama adalah memastikan perusahaan mengerjakan proyek yang realistis.

Realistis berarti bahwa proyek tersebut memang mungkin terselesaikan sesuai dengan tenggat waktu dan sumber daya yang ada.

Manajemen proyek terdiri dari manajemen lingkup proyek, manajemen waktu proyek, manajemen biaya proyek, dan beberapa hal lain.

Dengan kata lain, sebuah proyek akan benar-benar terkendali.Mulai dari perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, hingga dinyatakan selesai dan sukses.

Hal-hal yang menjadi kendala akan dikenali sejak awal dan tercover dalam manajemen risiko proyek.

Sehingga, sejak awal sampai akhir proyek tersebut memang realistis untuk mencapai kesuksesan.

Sebagai contoh misalnya adalah perusahaan manufaktur yang mengadakan pengembangan sistem informasi.

Proses ini tentu cukup rumit sebab jalannya proyek harus diusahakan agar tidak mengganggu proses produksi.

Project management berperan dalam menyusun metodologi pelaksanaan hingga membuat perhitungan yang tepat untuk waktu dan biaya.

Waktu migrasi sistem akan diketahui dan terencana dengan pasti. Sehingga, jika produksi sempat terhenti pun, prosesnya tidak akan memakan banyak waktu.

Singkatnya, proyek-proyek yang terencana dan selesai dengan baik akan masuk sebagai rapor baik kinerja perusahaan.

#2 Mendukung Kualitas Output Proyek

Menyambung dari penjelasan sebelumnya, project management juga berperan untuk memastikan kualitas output proyek.

Sebab, bidang ini akan memastikan adanya evaluasi atau review proyek secara berkala sebagai bagian dari manajemen mutu proyek (Badawi, 2015).

Review berkala akan dilakukan dengan mengacu pada indikator keberhasilan yang telah tersusun dalam framework manajemen proyek.

Indikator ini akan membantu tim pelaksana proyek untuk memastikan bahwa progres proyek tercapai sesuai dengan target waktu maupun kualitas.

Tak hanya itu, project management juga berperan sebagai pedoman untuk mengatasi masalah yang timbul di tengah pengerjaan proyek.

Seperti telah disebutkan sebelumnya bahwa kendala-kendala akan segera dikenali sehingga dapat direspon dengan cepat.

Sebagai contoh misalnya project manager mendapati keterlambatan progres penyelesaian. Ia dapat segera mengambil tindakan tertentu agar dapat segera mengejar keterlambatan.

Mungkin dengan cara menambah sumber daya atau mengurangi cakupan proyek sehingga proyek tetap akan selesai tepat waktu tanpa menurunkan kualitas.

Project management dapat menjamin kualitas dari hasil proyek. Dengan demikian, nilai kinerja perusahaan yang mengerjakan proyek juga akan terjaga.

Project management dapat menjamin kualitas dari hasil proyek. Dengan demikian, nilai kinerja perusahaan yang mengerjakan proyek juga akan terjaga

#3 Memastikan Efisiensi Sumber Daya

Pentingnya manajemen proyek bagi kinerja perusahaan berikutnya adalah berperan untuk efisiensi sumber daya.

Project management melakukan perhitungan yang detail tentang kebutuhan berbagai sumber daya untuk menyelesaikan sebuah proyek.

Antara lain adalah sumber daya manusia atau manpower, waktu, biaya, peralatan, hingga relasi sosial penting yang dibutuhkan.

Perhitungan detail ini akan memastikan bahwa semua kebutuhan dapat tercukupi. Tidak berlebihan dan tidak kurang.

Dengan demikian, perusahaan dapat melakukan efisiensi sumber daya (Tumi, 2020). Yaitu, dengan hanya menyediakan sesuai dengan kebutuhan.

Cara ini akan membantu organisasi menghindari pemborosan akibat menyuplai terlalu banyak sumber daya. Dalam kompetensi project management, hal semacam ini kita kenal sebagai manajemen pengadaan proyek.

Dengan mempertahankan cara semacam ini dalam keseluruhan setiap proyek kerja, perusahan tentu dapat melakukan efisiensi sumber daya yang tak sedikit.

Artinya, kinerja perusahaan tidak hanya akan meningkat karena keberhasilan proyek. Namun juga karena adanya penghematan anggaran.

#4 Meningkatkan Kompetensi Karyawan

Berikutnya, manajemen proyek berperan dalam meningkatkan kompetensi karyawan.

Meirelles, et al (2019) mengatakan bahwa sebuah proyek biasanya dilaksanakan oleh tim yang terdiri dari berbagai latar belakang bidang keprofesionalan.

Tim ini secara bersama-sama bersinergi untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan tujuan perusahaan.

Oleh karena itu, pengetahuan dan keterampilan setiap orang yang terlibat adalah hal penting bagi suksesnya sebuah proyek.

Dalam hal ini, Badawi (2020) mengatakan bahwa proses pengerjaan proyek berdampak pada peningkatan kemampuan dan pengembagan keterampilan. Sebab, proses sinergi membuat tim saling mengisi dan mengasah satu sama lain.

Selain itu, project management juga memungkinkan adanya pengadaan pelatihan tertentu yang mendukung pengerjaan proyek.

Misalnya, jika terdapat proyek baru yang belum pernah dikerjakan sebelumnya. Hal ini tentu menjadi jalur pengembangan diri dan karir bagi staf.

Berkembangnya pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki oleh staf tentu berdampak bagi performa perusahaan. Demikianlah salah satu peran pentingnya manajemen proyek bagi organisasi.

#5 Mendukung Administrasi Perusahaan

Tumi (2020) mengatakan bahwa project management memproduksi berbagai dokumen administrasi untuk sebuah proyek.

Hal ini memberikan dukungan penting bagi administrasi perusahaan. Sebab, laporan berkala perusahaan akan membutuhkan dokumen proyek sebagai pendukung.

Sebagai contoh adalah laporan progres proyek yang dihasilkan oleh review proyek berkala.

Dokumen ini tentu dibutuhkan oleh perusahaan misalnya untuk menyusun laporan tahunan internal maupun untuk para pemegang saham.

Dengan demikian, ketersediaan dan kerapian dokumen administrasi sebuah proyek adalah dukungan penting bagi kinerja administrasi perusahaan.

Dokumen-dokumen semacam ini mungkin tidak ada jika manajemen proyek tidak ada atau tidak berfungsi sebagaimana mestinya.

Oleh sebab itu, bidang ini memang memiliki peran penting yang berpengaruh signifikan pada kinerja perusahaan.

#6 Menghasilkan Keuntungan

Salah satu indikator baiknya performa sebuah organisasi adalah menghasilkan keuntungan. Sebab, secara umum keuntungan adalah salah satu tujuan utama organisasi.

Seperti telah dibahas sebelumnya, project management memberikan jaminan akan selesainya sebuah proyek dengan baik.

Pada perusahaan tertentu, di mana konsumen proyek adalah pihak eksternal, maka keberhasilan proyek akan menghasilkan keuntungan secara langsung bagi perusahaan.

Contohnya adalah perusahaan yang bergerak pada bidang konstruksi. Proyek pembangunan gedung yang selesai dengan sukses akan menjadi sumber penghasilan yang menguntungkan bagi organisasi.

Di sisi lain, apabila konsumen akhir sebuah proyek adalah pihak internal. Pada kondisi seperti ini, hasil proyek akan memberikan dukungan bagi performa konsumen.

Dengan demikian hasil akhirnya juga akan meningkatkan keuntungan organisasi.

Sebagai contoh adalah proyek pengembangan sistem informasi untuk divisi produksi.

Peningkatan kinerja divisi sebagai hasil dari pergantian sistem akan berdampak pada keuntungan perusahaan.

Manajemen Proyek dalam Meningkatkan Kinerja Perusahaan

Demikianlah pembahasan tentang pentingnya manajemen proyek bagi kinerja perusahaan. Peran project management setidaknya nyata pada 6 hal dalam operasional organisasi.

Project management membantu perusahaan untuk realistik, menjaga kualitas hasil proyek, efisiensi sumber daya, peningkatan kompetensi, mendukung administrasi, dan meningkatkan keuntungan perusahaan.

Project management membantu perusahaan untuk realistik, menjaga kualitas hasil proyek, efisiensi sumber daya, peningkatan kompetensi, mendukung administrasi, dan meningkatkan keuntungan perusahaan.

Dengan melihat dampak positif ini, setiap organisasi perlu mempertimbangkan untuk menerapkannya dalam setiap proyek.