Kapan ERP Dibutuhkan?
Saat berbagai perusahaan saling bersaing untuk terus meningkatkan kualitas produk, perusahaan juga perlu meningkatkan teknik mereka dalam mendapatkan & mengomunikasikan informasi secara tepat waktu dan akurat. Lalu, kapan ERP dibutuhkan?
Sistem ERP dibutuhkan saat perusahaan perlu meningkatkan praktik dan prosedur bisnis mereka.
Lebih lanjut, sistem ERP dibutuhkan saat perusahaan menghadapi tantangan persaingan yang semakin ketat, perluasan pasar, dan adanya peningkatan ekspektasi pelanggan.
Dengan beralih ke sistem ERP, perusahaan dapat mengurangi biaya pengeluaran, efisiensi proses produksi, memperluas pilihan produk, memberikan tanggal pengiriman yang lebih andal, dan layanan pelanggan yang lebih baik (Khaparde et al., 2012).
Sistem ERP dibutuhkan saat perusahaan perlu meningkatkan praktik dan prosedur bisnis mereka
Tanda Perusahaan Membutuhkan ERP System
Untuk meningkatkan kualitas dan mutu produk, berbagai perusahaan berlomba-lomba untuk menerapkan sistem yang mendukung peningkatan tersebut.
Oleh sebab itulah, sistem ERP dirancang demi meningkatkan kualitas kinerja perusahaan. Lalu, apa saja tanda perusahaan membutuhkan ERP system?
#1 Ketika Struktur dan Kinerja Perusahaan Semakin Kompleks
Saat perusahaan berkembang semakin kompleks, sistem ERP dibutuhkan perusahaan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi (Febrianto & Soediantono, 2022).
Sistem ini disebut efektif karena ERP dapat mengintegrasikan kegiatan operasional perusahaan yang kompleks. Baik secara internal maupun eksternal, dengan kebih baik.
Sedangkan dianggap efisien karena sistem ERP dapat mengurangi biaya-biaya yang kurang diperlukan dan membuat pekerjaan selesai tepat waktu.
Sistem ERP juga membantu perusahaan dalam merencanakan, menjadwalkan & mengintegrasikan proses bisnis dari fungsi beberapa departemen ke dalam satu sistem terpadu.
Selain itu, sistem ini berperan penting bagi perusahaan dalam menghubungkan dan menjalankan suatu proses bisnis yang saling berhubungan dengan proses produksi (Imamuddin & Putri, 2021).
Adanya sistem ERP membantu perusahaan dalam proses efisiensi data karena setiap proses dalam alur kerja jadi saling terhubung.
Data yang saling terhubung dapat membantu proses bisnis dan memudahkan perusahaan dalam mengambil keputusan manajemen (Al Aziz et al., 2018).
Dengan sistem ERP, perusahaan dengan kinerja dan struktur yang kompleks mampu mengatasi lebih banyak tugas dan membuat penanganan data serta kontrol manajemen menjadi lebih mudah (Hald & Mouritsen, 2013).
#2 Penggunaan Sistem Lama yang Tidak Relevan dengan Kebutuhan Perusahaan Saat Ini
Ketika sistem lama tidak mendukung kebutuhan saat ini, maka perusahaan bisa mengalami kerugian.
Masalah yang bisa timbul antara lain adalah buruknya kualitas informasi, proses bisnis yang tidak terintegrasi, sulit menggabungkan keuntungan secara keseluruhan, dan proses bisnis yang tidak efektif (Imamuddin & Putri, 2021).
Sistem ERP sering diterapkan untuk mengatasi masalah kegagalan sistem lama yang telah digunakan selama turun-temurun.
Sistem ini biasanya menawarkan solusi lama yang sulit diaplikasikan karena tidak lagi sesuai dengan kebutuhan saat ini.
ERP sering digunakan untuk mengatasi permasalahan sistem informasi sehingga informasi yang ada di berbagai departemen pun diintegrasikan.
Tujuannya adalah agar semua pegawai dapat mengakses informasi tersebut dan proses komunikasi pun lebih efektif (Ali & Miller, 2017).
Sistem ERP juga mampu menghubungkan manajemen tingkat atas, menengah, dan bawah, sehingga informasi pun terintegrasi ke dalam satu sistem.
Oleh sebab itu, sistem ERP membantu perusahaan dalam menghasilkan laporan yang akurat sehingga mempercepat proses pengambilan keputusan (Mukred et al., 2022).
Melalui sistem ERP, perusahaan terbukti dapat merencanakan penggunaan sistem yang baru dan sesuai kebutuhan saat ini sehingga kinerja perusahaan pun meningkat (Hald & Mouritsen, 2013).
#3 Adanya Tuntutan Peningkatan Produk/Jasa Sedangkan Harga Produk Diturunkan
Banyak perusahaan yang merasa tertekan untuk memangkas biaya, meningkatkan profitabilitas serta produktivitas, dan meningkatkan kualitas produk secara bersamaan. Untuk meningkatkan kualitas, tentunya perusahaan membutuhkan biaya tambahan.
Sistem ERP digunakan untuk meminimalisir biaya tambahan, salah satunya dengan cara menciptakan manajemen perusahaan yang terkelola dengan baik dan efisien (Kirmizi & Kocaoglu, 2022).
Sistem ERP dirancang untuk mengintegrasikan pemrosesan data dan aktivitas manajemen informasi di area utama bisnis.
Penggunaan ERP mempunyai dampak yang besar pada perusahaan terutama dalam hal peningkatan dan pengendalian informasi secara real-time.
Dengan demikian, sistem ERP memungkinkan perusahaan untuk mengurangi biaya operasional, mengelola supply chain, dan mengelola hubungan dengan pelanggan agar lebih baik (Ali & Miller, 2017).
Proses implementasi ERP tentunya membutuhkan usaha yang kompleks dan sulit, tetapi ketika berhasil dilakukan, perusahaan akan mengalami peningkatan yang signifikan.
Misalnya proses akses yang lebih mudah, penghapusan data dan operasi yang berlebihan, dan meningkatkan efisiensi agar biaya yang dikeluarkan pun berkurang (Matende & Ogao, 2013).
#4 Adanya Rencana untuk Membuka Cabang Perusahaan di Lokasi Lain
Penggunaan sistem ERP dapat memudahkan perusahaan untuk memindahkan data secara praktis dan efisien.
Selain itu, sistem ini juga memudahkan perusahaan dalam menggabungkan data terbaru dengan data lama untuk membentuk trend dan pengetahuan terbaru yang sesuai dengan lokasi cabang perusahaan (Hald & Mouritsen, 2013).
Sistem ERP dapat digunakan di mana pun tanpa terhalang oleh lokasi dan waktu. Melalui sistem ERP, karyawan yang bekerja di cabang dengan di perusahaan utama dapat berbagi referensi dan informasi yang sama tanpa perlu berada di tempat yang sama.
Sistem ERP juga memungkinkan perusahaan untuk melakukan integrasi secara global. Adanya perbedaan valuta, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya dapat diatasi secara otomatis dan mudah sehingga data pun dapat diintegrasikan ke dalam sistem (Wibisono, 2005).
#5 Adanya Rencana untuk Memperbaiki Kualitas Manajemen
Buruknya sistem informasi manajemen dapat menyebabkan perusahaan mengalami kerugian.
Kerugian yang mungkin dialami perusahaan adalah kualitas informasi yang kurang valid, sistem yang tidak mampu mendukung strategi bisnis yang baru, dan proses bisnis yang tidak terintegrasi (Imamuddin & Putri, 2021).
Untuk mengatasi kerugian tersebut, banyak perusahaan besar hingga kecil beralih ke sistem ERP.
Aplikasi ERP sangat membantu perusahaan yang mempunyai proses bisnis yang luas dengan menggunakan database dan reporting tools manajemen yang terbagi (Wicaksono et al., 2015).
Dengan menyediakan data operasional dan keuangan secara real-time, sistem ERP memungkinkan perusahaan untuk merampingkan struktur manajemen dan menciptakan sistem yang lebih fleksibel dan demokratis (Chen et al., 2012).
Proses implementasi sistem ERP yang sukses menggambarkan strategi bisnis yang inovatif karena dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan.
Efisiensi dan efektivitas yang diperoleh dari sistem ini dapat mengubah serta memperbaiki peran dan pengendalian manajemen perusahaan.
#6 Persaingan yang Semakin Unggul dan Kompetitif dengan Perusahaan Lain
Saat ini sistem ERP semakin banyak diadopsi oleh perusahaan dari berbagai jenis dan ukuran. Sistem ini diadopsi untuk terus memperbarui sistem yang sudah ada dan menciptakan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan (Maditinos et al., 2011).
Sistem ERP dapat meningkatkan keunggulan kompetitif karena dapat membantu pengelolaan manajemen perusahaan.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa kinerja operasional perusahaan yang menggunakan sistem ERP lebih unggul daripada perusahaan yang tidak menggunakan sistem ERP (Chen et al., 2012).
Untuk mengejar implementasi ERP yang sukses dan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan, perusahaan perlu mengembangkan kemampuan pengetahuan sistem internal terlebih dahulu sebelum menerapkan sistem ERP.
Pengembangan kemampuan ini memastikan bahwa seluruh karyawan memiliki persepsi yang sama akan pengetahuan tersebut.
#7 Adanya Tuntutan Pelanggan untuk Meningkatkan Layanan
Perusahaan saat ini berusaha untuk terus mengubah proses bisnis mereka agar sesuai dengan tuntutan pelanggan yang berubah dengan cepat untuk bertahan dalam persaingan global yang ketat.
Penggunaan sistem ERP membuat perusahaan dapat melayani dan memenuhi permintaan pelanggan secara tepat waktu (Hald & Mouritsen, 2013).
Melalui sistem ERP, perusahaan dapat mengintegrasikan semua informasi ke dalam satu data agar mereka mampu meningkatkan pengelolaan hubungan dengan pelanggan sehingga pelanggan merasa puas dan akhirnya menjadi pelanggan tetap yang loyal (Rimen & Akbar, 2016).
Sistem ERP juga memungkinkan perusahaan untuk menjalin hubungan yang lebih dekat dengan pelanggan serta memberikan nilai tambah produk dan layanan dalam waktu yang sesingkat mungkin melalui sistem informasi yang terintegrasi (Puspitaningrum & Sintiya, 2018).
Keuntungan lainnya dari sistem ERP adalah sistem ini mencatat status dari perjanjian yang dibuat dalam proses bisnis (seperti pesanan pelanggan dan pesanan pembelian) tanpa mempedulikan departemen mana yang memasukkan data ke dalam sistem (Rimen & Akbar, 2016).
Sistem ERP juga memungkinkan perusahaan untuk menjalin hubungan yang lebih dekat dengan pelanggan serta memberikan nilai tambah produk dan layanan dalam waktu yang sesingkat mungkin melalui sistem informasi yang terintegrasi
#8 Perusahaan Butuh Laporan Keuangan yang Cepat dan Tepat
Sistem ERP dapat mengoordinasikan dan mengintegrasikan informasi pada setiap area business processes untuk menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena menyediakan analisis dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang on time, berserta laporan produksi dan persediaan (Chen et al., 2012).
Berbagai macam transaksi yang tercatat dalam sistem ERP akan dikelola secara otomatis sehingga menghasilkan laporan keuangan, seperti buku besar, laporan neraca saldo, neraca, dan laporan laba rugi (Mahardika et al., 2014).
Implementasi ERP yang sukses berdampak positif pada efektivitas kontrol internal pelaporan keuangan. Salah satunya adalah meningkatnya jumlah laporan yang dihasilkan secara otomatis oleh sistem ERP daripada sistem lama (Chang et al., 2014).
Apakah Setiap Perusahaan Membutuhkan ERP?
Meskipun sistem ERP memberikan sejumlah manfaat yang signifikan bagi perusahaan, namun penggunaan sistem ERP bergantung pada kebutuhan setiap perusahaan.
Hal ini disebabkan keberhasilan sistem ERP sangat dipengaruhi oleh proses, karyawan perusahaan, dan teknologi.
Selain itu, sistem ERP juga membutuhkan waktu, biaya, peralatan, dan teknologi yang memadai. Tujuannya adalah agar sistem ini dapat berjalan lancar dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan (Kirmizi & Kocaoglu, 2022).
Penggunaan sistem ERP yang terburu-buru berpotensi mengganggu budaya perusahaan dan memicu kesalahan penanganan pesanan pelanggan dalam jangka pendek (Gumanti & Utami, 2019).
Sedangkan penggunaan sistem ERP yang sukses dapat menghemat biaya operasional, mengestimasi permintaan lebih akurat, mempercepat siklus produksi, dan meningkatkan layanan pelanggan dalam jangka panjang.
Agar sistem ERP dapat berjalan dengan lancar, perusahaan membutuhkan persiapan dan rencana yang matang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Apakah Sistem ERP Hanya Dapat Diterapkan Pada Perusahaan Besar Saja?
Sistem ERP kebanyakan diterapkan oleh perusahaan manufaktur yang membutuhkan tingkat kompleksitas tinggi.
Namun, sistem ERP juga dapat digunakan pada berbagai jenis dan ukuran perusahaan dari segala industri seperti ritel, grosir, makanan, minuman, real estate, dan lain-lain (Febrianto & Soediantono, 2022).
