Semakin besar sebuah instansi menjadikan proses penggajian semakin menantang karena semakin banyaknya data karyawan yang perlu diproses tiap bulannya. Alasan inilah yang mendorong muncul dan berkembangnya cloud based payroll software.
Payroll Software
Apa itu Aplikasi Payroll Berbasis Cloud?
Secara sederhana, aplikasi payroll berbasis cloud adalah perangkat lunak untuk memproses penggajian secara online atau terhubung ke internet.
Dengan kata lain, aplikasi ini menyediakan kemudahan untuk memproses data sekaligus manfaat dari internet yaitu akses sepanjang waktu dan jarak jauh.
Aplikasi payroll berbasis cloud adalah perangkat lunak untuk memproses penggajian secara online atau terhubung ke internet
Aplikasi payroll online tidak hanya direkomendasikan untuk bisnis makro yang telah memiliki ratusan hingga ribuan karyawan. Semakin banyaknya aplikasi yang tersedia dengan beragam harga dan fitur membuat bisnis mikro juga mempertimbangkan pemanfaatannya.
Kelebihan Cloud Based Payroll Software
Sebagai bahan pertimbangan sebelum mengadopsi sistem ini, berikut berbagai kelebihan cloud based payroll software:
#1 Mengurangi Resiko Kesalahan
Sebagian besar proses penggajian berkaitan dengan angka. Mulai dari nominal gaji pokok, berbagai tunjangan, angka presensi kehadiran, hingga potongan pajak dan BPJS. Pengerjaan secara manual menuntut ketelitian ekstra dan tetap rentan terjadi kesalahan.
Di sisi lain aplikasi payroll dapat melakukan perhitungan data secara otomatis dengan hasil yang akurat. Dengan demikian, sebuah dapat memenuhi tuntutan perkembangan zaman, yaitu cepat, efisien, dan minim kesalahan.
#2 Integrasi Data
Proses penggajian melibatkan beberapa unit kerja pada sebuah bisnis. Dalam struktur kerja yang sederhana, penggajian setidaknya adalah irisan antara unit Human Resource (HR) dan Keuangan.
Aplikasi payroll online menyediakan kemudahan untuk mengintegrasikan semua data yang dibutuhkan dari berbagai unit kerja dan memprosesnya menjadi nominal take home pay (THP) final untuk tiap karyawan tiap bulannya
Keberadaan aplikasi mengeliminasi proses pencocokan data antar unit kerja yang sebelumnya mungkin via email dan memakan waktu. Ini tentu adalah efisiensi yang dibutuhkan oleh semua bidang bisnis.
#3 Remote Access 24/7
Pandemi Covid-19 telah mengubah sebagian besar proses kerja. Apalagi, pemerintah Indonesia sempat menerapkan work from home (WFH) untuk mayoritas lini bisnis. Kemungkinan untuk bekerja jarak jauh semakin terbuka lebar sejak saat itu.
Hal ini tentu menjadi tantangan apabila data dan sistem penggajian hanya dapat diakses melalui komputer yang berada di kantor. Sedangkan aplikasi penggajian berbasis cloud dapat diakses kapan saja dan dari mana saja asalkan terhubung dengan internet.
#4 Data Real Time
Menyambung dari penjelasan sebelumnya aplikasi payroll online dapat diakses dari mana saja dan kapan saja, aplikasi ini juga memastikan data tersebut real time karena terhubung dengan internet.
Sebagai contoh unit kerja HR melakukan revisi cuti untuk salah satu karyawan yang mempengaruhi perhitungan THP. Maka ketika unit Keuangan mengakses aplikasi, telah tersedia data yang selalu baru dan akurat.
#5 Pembagian Tugas yang Tepat
Aplikasi penggajian cloud memungkinkan dibukanya akses secara terbatas dan berjenjang. Misalnya, data potongan BPJS hanya dapat diunggah dan diubah oleh karyawan yang bertanggung jawab pada bidang tersebut. Unit lain yang terkait hanya memperoleh akses untuk melihat.
Demikian juga untuk fitur persetujuan. Contohnya, akses untuk koreksi dan menyetujui hanya dibuka untuk akun aplikasi penggajian milik level manajer ke atas. Hal ini memastikan terjadinya pembagian tugas secara tepat.
#6 Kemudahan dalam Pembuatan Laporan
Cloud based payroll software secara umum juga menyediakan fitur untuk menarik keluar data. Misalnya, jika data dibutuhkan untuk diproses lebih lanjut dengan aplikasi lain seperti Open office atau Spreadsheet.
Ini tentu juga kemudahan penyusunan laporan yang biasanya dilakukan secara berkala. Karyawan yang bertanggung jawab menyusun laporan cukup melakukan penarikan data setelah selesai periode payroll. Penggunaan aplikasi mampu membuat rutinitas membuat laporan menjadi effortless.
#7 Paperless Proses Payroll
Kelebihan berikutnya adalah kesempatan untuk mengurangi penggunaan kertas atau paperless. Aplikasi payroll dapat menggantikan beberapa tahapan dalam proses penggajian yang semula perlu dicetak di atas kertas seperti pencocokan data dan persetujuan manajer.
Aplikasi penggajian juga terhubung dengan pembuatan slip gaji. Instansi juga dapat mempertimbangkan pengurangan penggunaan kertas dengan tidak mencetak slip gaji. Sebagai gantinya, e-slip dapat dikirim langsung ke email karyawan dari aplikasi.
Dengan demikian, bisnis yang mengadopsi sistem ini juga mendukung nilai ramah lingkungan yang belakangan makin digemakan oleh para pegiat lingkungan.
Banyak industri besar kini memasukkan nilai ramah lingkungan untuk mendongkrak brand value.
Bisnis yang mengadopsi sistem ini juga mendukung nilai ramah lingkungan
#8 Rekam Data yang Akurat
Data penggajian bulan ini mungkin akan perlu dibuka kembali beberapa bulan atau tahun ke depan untuk kepentingan tertentu.
Misalnya, terdeteksi keterlambatan mengubah level jabatan karyawan setelah lulus probation sehingga semestinya ada perubahan nominal THP.
Aplikasi penggajian berbasis cloud menyimpan rekam data ini secara akurat dan memastikan data tersedia ketika dibutuhkan.
Pemanfaatan perangkat lunak ini akan menghindarkan sebuah instansi dari kejadian kurang mengenakan seperti kehilangan atau kerusakan data.
#9 Efisiensi Biaya
Sebuah instansi yang menggunakan aplikasi payroll umumnya menyepakati kontrak dengan provider perangkat lunak dengan biaya yang perlu di bayar di muka.
Pada instansi yang menjalankan bisnis mikro, biaya ini mungkin nampak besar di awal. Namun, sebenarnya ini justru adalah penghematan.
Efisiensi biaya setidaknya atas dua hal. Pertama, penghematan biaya gaji karyawan jika terjadi efisiensi jumlah karyawan. Kedua, penghematan biaya ruang penyimpanan berbasis cloud.
Penghematan biaya gaji karyawan adalah karena proses kerja yang semula dikerjakan oleh karyawan dapat diambil alih oleh aplikasi. Dengan demikian, beban kerja atau efisiensi jumlah karyawan.
Selanjutnya, perangkat lunak ini umumnya terinstal pada server perusahaan provider sehingga instansi pengguna tidak perlu menyediakan cloud sendiri.
Sistem seperti ini tentu membuat instansi pengguna dapat menghemat biaya yang semula perlu dikeluarkan untuk menyewa cloud.
Tantangan Menerapkan Cloud Based Payroll Software
Menerapkan perangkat lunak ke dalam proses kerja bukan tanpa tantangan. Meski tiap instansi menghadapi situasi yang berbeda, berikut adalah gambaran tantangan yang mungkin saja perlu dihadapi.
Memerlukan Tenaga IT
Meskipun provider software yang akan melakukan penginstalan dan perawatan, instansi pengguna mungkin memerlukan tenaga IT (Information Technology) internal. Pertimbangannya adalah agar ada pihak internal yang selalu siaga apabila terjadi trouble mendadak.
Selain itu, adanya tenaga IT internal juga bertanggung jawab atas keamanan data instansi yang tersimpan dalam server milik provider.
Terutama pada bisnis kategori mikro dengan struktur yang masih sederhana, menyediakan tenaga ahli internal mungkin tidak mudah. Namun, hal ini tentu hal mudah bagi instansi yang memang telah mempunyai unit kerja IT.
Kesulitan Mempelajari Hal Baru
Tidak semua karyawan memiliki kapasitas untuk menguasai hal baru dengan cepat. Ini menjadi tantangan ketika sebuah instansi baru akan memulai migrasi data penggajian ke dalam cloud based payroll software.
Umumnya akan dibutuhkan upaya ekstra di awal penerapan sistem yang baru. Namun, tidak perlu terlalu kuatir karena periode sulit ini tentu akan berangsur mereda.
Aplikasi Payroll Berbasis Cloud Sebagai Solusi Proses Payroll
Menyederhanakan kerumitan, barangkali adalah ungkapan paling tepat untuk menggambarkan kelebihan cloud based payroll software.
Meski bukan tanpa tantangan, pemanfaatan aplikasi dalam proses penggajian layak untuk dipertimbangkan.
Terlebih, perkembangan zaman telah mendorong semua sistem kerja berubah menjadi digital dan terhubung dengan internet.
Dengan kelebihan dari aplikasi payroll berbasis cloud yang dapat membantu proses payroll dari semua bisnis, baik bisnis makro maupun bisnis mikro, maka aplikasi payroll online ini dapat menjadi solusi bagi perusahaan.
Best Dinamika Indonesia mempunyai aplikasi payroll yang dapat memberikan semua benefit di atas. Untuk informasi aplikasi payroll Best, hubungi sales Best untuk informasi lebih lengkap.