Jika perusahaan Anda memiliki pekerjaan dengan berbagai kompleksitas, Anda butuh metode pengerjaan tugas dan alat bantu yang efektif serta efisien. Metode terstruktur yang bisa membantu perusahaan Anda disebut dengan manajemen proyek, dan alat bantu yang terbukti efisien adalah aplikasi manajemen proyek.

Project Management: Mengapa Begitu Rumit?

Percaya atau tidak, ada satu disiplin ilmu yang dikhususkan untuk mempelajari cara mengerjakan suatu proyek.

Disiplin ilmu tersebut adalah project management atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut dengan manajemen proyek.

Pentingnya Project Management

Mengapa membutuhkan suatu bidang ilmu khusus untuk mengerjakan suatu proyek?

Manajemen Proyek Memastikan Tujuan Tercapai

Ilmu manajemen proyek muncul karena seiring dengan berbagai perkembangan, manusia menyadari bahwa tanpa manajemen yang jelas, tujuan suatu proyek sulit untuk dicapai secara memuaskan.

Manajemen proyek memberikan struktur pada suatu proyek, mulai dari penetapan tujuan, langkah mencapai tujuan, dan berbagai sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

Ukuran Proyek Mempengaruhi Kompleksitas Pekerjaan

Suatu proyek bisa memiliki rentang skala yang sangat luas. Mulai dari proyek perorangan hingga proyek berskala nasional atau pemerintah.

Contoh proyek perorangan atau kelompok misalnya seperti mempersiapkan pesta perkawinan, membuat penelitian dan menulis skripsi, atau acara perpisahan sekolah.

Contoh proyek di perusahaan antara lain adalah launching produk baru, perubahan slogan perusahaan, pembukaan kantor cabang, dan lain sebagainya.

Di skala nasional, pemerintah memiliki proyek membangun jalan tol, jalur kereta api, atau memindahkan ibu kota negara. Semakin besar suatu proyek, semakin banyak detail perencanaan yang harus dilakukan.

Proyek Besar Membutuhkan Data yang Besar

Proyek skala kecil bisa direncanakan di atas kertas atau buku agenda biasa. Data-data yang dibutuhkan juga relatif kecil.

Proyek perpisahan sekolah, misalnya, hanya membutuhkan data-data band yang akan mengisi acara, MC, urutan acara, dan detail sederhana lainnya.

Proyek skala besar tentunya akan membutuhkan ratusan bahkan ribuan buku agenda untuk menuangkan seluruh detail rencana pengerjaannya. Data-data yang harus dimiliki juga berskala besar.

Proyek membangun jalan tol misalnya, akan melibatkan mulai dari pembelian lahan, sumber dana untuk membeli lahan, data terkait pengerjaan jalan, dan lain sebagainya.

Proyek Melibatkan Berbagai Pihak

Baik proyek pribadi, kelompok, maupun skala nasional akan melibatkan berbagai pihak. Pada skala perusahaan, ada berbagai pihak yang terlibat, baik di dalam maupun luar perusahaan. 

Mengatur dan mengorganisasi berbagai pihak dengan berbagai kepentingan berbeda tentu membutuhkan metode yang terstruktur dan rapi. Tanpa metode dan struktur yang jelas, akan sulit untuk menyelesaikan suatu proyek sesuai dengan harapan.

Proyek Memiliki Batas Waktu

Setiap pekerjaan harusnya memiliki tujuan dan batas waktu untuk dapat diukur kesuksesannya. Demikian juga dengan proyek. Proyek yang tidak memiliki batas waktu tidak akan pernah dievaluasi kesuksesannya.

Aplikasi untuk Project Management

Proyek dalam suatu perusahaan biasanya termasuk ke dalam proyek berskala menengah hingga besar. Dengan demikian, tingkat kompleksitasnya jelas cukup tinggi.

Walau demikian, Anda tidak perlu khawatir. Ada berbagai alat bantu yang dapat digunakan dalam memanajemen suatu proyek. Alat bantu atau tools yang paling mutakhir tentunya yang melibatkan penggunaan teknologi informasi.

Software Manajemen Proyek

Software manajemen proyek atau project management software merupakan aplikasi yang dapat digunakan untuk membantu penerapan metode manajemen proyek, mulai dari awal hingga selesai

Fitur di dalamnya dibangun sebagai template untuk membuat perencanaan proyek, mengorganisasikan pekerjaan, manajemen sumber daya, dan berbagai fungsi lain dalam pengerjaan suatu proyek.

Software manajemen proyek atau project management software merupakan aplikasi yang dapat digunakan untuk membantu penerapan metode manajemen proyek, mulai dari awal hingga selesai.

Aplikasi Manajemen Proyek Berbasis Web

Ada berbagai tipe aplikasi untuk manajemen proyek. Walau demikian, yang paling umum adalah yang berbasis desktop dan berbasis web.

Pada aplikasi berbasis desktop, software dijalankan hanya pada komputer-komputer tertentu secara terpisah atau dalam jaringan khusus (intranet).

Sedangkan aplikasi manajemen proyek berbasis web berarti aplikasi tersebut bisa diakses dengan menggunakan jaringan internet dari mana saja. Aplikasi ini biasanya bisa diakses baik dari komputer, tablet, maupun smartphone.

Fungsi dalam Aplikasi Manajemen Proyek

Berbagai aplikasi manajemen proyek memiliki fitur dan kelebihannya masing-masing. Walau demikian, secara umum fitur tersebut akan mengintegrasikan fungsi-fungsi yang berhubungan dengan perencanaan, penjadwalan, keuangan dan pendanaan, komunikasi, dan dokumentasi.

Keuntungan Menggunakan Aplikasi Manajemen Proyek

Walaupun aplikasi untuk manajemen proyek sudah umum digunakan, masih banyak perusahaan dan project manager yang ragu akan manfaatnya.

Berikut ini adalah berbagai manfaat menggunakan aplikasi dalam mengerjakan suatu proyek.

Data Selalu Baru

Berbagai aplikasi manajemen proyek yang ada juga memiliki fitur untuk menyimpan atau melampirkan data.

Dengan demikian, data selalu bisa diakses oleh para pengambil keputusan. Ini membuat data yang dipakai sebagai pertimbangan selalu data terbaru terkait proyek.

Satu Sumber Data

Aplikasi manajemen proyek dapat mengintegrasikan berbagai fitur dan fungsi yang ada sekaligus.

Misalnya, data tentang detail pekerjaan yang harus dilakukan, sumber dana yang ada, human resource, alur kerja, dan lain sebagainya.

Dengan integrasi ini, sumber data terkumpul menjadi satu dan tidak ada risiko duplikasi data.

Efisiensi Waktu dan Sumber Daya

Efisiensi adalah suatu keuntungan yang dibawa teknologi ke dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari. Dalam manajemen proyek, efisiensi paling terlihat dalam hal waktu.

Pada setiap fase pengerjaan proyek, mulai dari perencanaan hingga selesai, aplikasi mempermudah setiap aktivitas yang ada.

Pada perencanaan, misalnya. Template yang ada pada aplikasi memungkinkan perencanaan terkait pekerjaan, batas waktu, person in charge, pihak yang terkait, dan berbagai detail lainnya dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.

Selain itu, ada berbagai fitur dan shortcut yang memang sudah disediakan khusus untuk keperluan manajemen proyek.

Dengan kemudahan ini, tidak hanya waktu yang dihemat, tetapi juga tenaga atau sumber daya. Keterbukaan data juga mengurangi frekuensi meeting yang pastinya memakan waktu.

Kemudahan untuk Work from Home (WfH)

Salah satu perubahan yang dibawa oleh pandemi Covid 19 adalah meningkatnya budaya kerja dari rumah.

Berbagai perusahaan yang mampu beradaptasi dengan budaya WfH masih terus melakukan hal tersebut walaupun situasi sudah membaik pasca pandemi.

Banyak juga perusahaan baru yang dibangun tanpa memiliki ruang kerja fisik atau kantor.

Jika perusahaan Anda adalah salah satunya, maka aplikasi manajemen proyek berbasis web akan sangat membantu pelaksanaan pekerjaan sehari-hari.

Aplikasi ini bisa diakses dari berbagai lokasi yang memiliki jaringan internet. Dengan demikian, setiap orang yang bekerja dalam proyek tertentu tetap bisa melaksanakan pekerjaannya tanpa harus hadir di kantor.

Aplikasi Manajemen Proyek Mendorong Kesuksesan Perusahaan

Penggunaan aplikasi manajemen proyek dapat membantu perusahaan atau perorangan dalam mencapai tujuan secara terstruktur dan jelas.

Berbagai kemudahaan yang dibawa oleh aplikasi manajemen proyek antara lain adalah efisiensi waktu dan sumber daya, keterbaruan data untuk pengambilan keputusan, dan integrasi berbagai fungsi dalam satu aplikasi.

Penggunaan aplikasi akan mempermudah perusahaan dalam mencapai target, baik besar maupun kecil.

Berbagai kemudahaan yang dibawa oleh aplikasi manajemen proyek antara lain adalah efisiensi waktu dan sumber daya, keterbaruan data untuk pengambilan keputusan, dan integrasi berbagai fungsi dalam satu aplikasi.