Sebagian pelaku bisnis atau karyawan yang bekerja pada bidang Human Resource (HR) atau Sumber Daya Manusia (SDM) mungkin sudah akrab dengan HRIS System. Penerapan teknologi ini bertujuan untuk mempermudah pengelolaan data man power.

Namun tak berhenti sampai pada pekerjaan bidang HR yang lebih terorganisir. Secara menyeluruh, pengembangan organisasi juga akan terdongkrak karena pengelolaan manpower adalah faktor utama dalam sebuah organisasi.

Penjelasan HRIS

Apa itu HRIS?

Human Resource Information System atau HRIS System adalah teknologi untuk mengambil atau mengumpulkan, memelihara, serta memvalidasi data berkaitan dengan fungsi departemen HR. Data yang sistematis ini menjadi dasar proses analisis hingga pengambilan keputusan dalam organisasi.

Dapat dikatakan bahwa sistem ini telah mengambil alih pekerjaan administratif yang monoton. Dengan demikian, staf departemen HR dapat menjalankan fungsi yang lebih strategis yaitu layanan langsung pada karyawan.

HRIS System adalah teknologi untuk mengambil atau mengumpulkan, memelihara, serta memvalidasi data berkaitan dengan fungsi departemen HR. Data yang sistematis ini menjadi dasar proses analisis hingga pengambilan keputusan dalam organisasi.

Komponen dalam Aplikasi HRIS

Sistem ini berfungsi untuk merekam dan mengintegrasi jejak tiap karyawan sejak masuk hingga keluar dari organisasi. Mulai dari rekrutmen, tahap percobaan, evaluasi kinerja, training, kenaikan pangkat, mutasi, surat peringatan, penggajian, hingga keluar dari organisasi.

HRSystem dapat menampilkan data-data tersebut sesuai dengan tujuan. Misalnya, ketika staff HR ingin melihat keseluruhan data dari seorang karyawan atau data berdasarkan struktur organisasi sebuah departemen.

Untuk lebih mudahnya, berikut ini gambaran 7 komponen data dalam sistem HR ini

#1 Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM)

Dengan bantuan HRIS, departemen HR akan dengan mudah melihat peta struktur organisasi dalam tiap departemen. Kelebihan dan kekurangan karyawan dapat dengan mudah teridentifikasi sehingga perencanaan manpower dapat dilakukan dengan tepat.

Nagendra, et al (2014) mengatakan bahwa HRIS berimbas signifikan pada kesuksesan perencanaan SDM. Menempatkan orang yang tepat pada waktu yang tepat berdampak pada keefektifan kinerja organisasi.

#2 Administrasi Personalia

Ini adalah data paling dasar yang dikelola dengan software HRIS, yaitu administrasi personalia. Mulai dari rekam sidik jadi, presensi harian, waktu lembur, hingga cuti dan ketidakhadiran lainnya.

Data administrasi personalia sangat penting untuk pengambilan keputusan seperti promosi dan surat peringatan. Terintegrasinya data ini dalam sistem akan memastikan keakuratan dan transparansi keputusan berkaitan dengan kepegawaian.

Banyak organisasi yang telah meninggalkan pola personalia tradisional yang serba manual. Karena, selain menyerap cukup banyak cost untuk membiayai karyawan, pengerjaan manual rentan dengan terjadinya human errors.

#3 Manajemen Kompensasi dan Benefit

Dapat dibilang ini adalah komponen pekerjaan departemen HR yang paling rumit. Kompensasi atau gaji terdiri dari beberapa faktor, yaitu gaji pokok, berbagai tunjangan, uang makan sesuai kehadiran, uang lembur, hingga potongan pajak penghasilan dan BPJS.

Besaran kompensasi yang diterima setiap karyawan dapat berbeda-beda. Sistem HRIS mampu memastikan semua faktor dalam gaji tersebut terdata dengan tepat karena sudah terintegrasi.

Selain itu, teknologi ini juga mampu menangani benefit lainnya seperti penggantian biaya kesehatan dan transportasi kedinasan.

#4 Evaluasi Kinerja

Aplikasi HRIS juga menjadwalkan dan merekam proses serta hasil evaluasi kinerja karyawan. Selain evaluasi tahunan, karyawan baru dan karyawan yang dipromosi umumnya akan dievaluasi mendekati masa percobaan usai, yaitu 3 bulan, 6 bulan, atau 1 tahun sesuai perjanjian kerja.

Perbedaan waktu evaluasi ini dapat membuat staff HR kewalahan jika dilakukan tanpa bantuan sistem. Dengan bantuan sistem HRIS ini, pengelolaan evaluasi kinerja karyawan tidak akan terlewat.

Sebuah contoh kasus yang cukup serius, misalnya seorang karyawan memiliki kinerja yang buruk sehingga organisasi bermaksud untuk menyudahi kerjasama setelah selesai masa kontrak kedua.

Namun, periode evaluasi tersebut terlewat. Sedangkan PP No.13 Tahun 2003 mengharuskan organisasi mengangkat karyawan kontrak menjadi karyawan tetap setelah kontrak kedua. Organisasi jadi harus berhadapan dengan masalah serius karena ini.

#5 Pendidikan dan Pelatihan

Banyak organisasi yang mendukung pengembangan karyawan melalui pendidikan dan pelatihan. Data ini akan terekam dengan rinci dalam sistem HRIS.

Misalnya, seorang karyawan mendapat fasilitas melanjutkan pendidikan dari organisasi dengan perjanjian wajib mengabdikan ilmu pada organisasi minimal selama 5 tahun setelah selesai masa pendidikan. Sistem kepegawaian akan merekam hal ini.

Dengan demikian, apabila karyawan tersebut mengajukan pengunduran diri sebelum masa perjanjian selesai, ia akan dikenakan pinalti sesuai aturan. Data ini terintegrasi dalam sistem sehingga siapapun staff HR yang memproses pengunduran diri karyawan tersebut tidak akan melewatkan pinalti ini.

Hal lainnya adalah berkaitan dengan pelatihan atau training. Software HRD ini menyimpan data pelatihan yang pernah terselenggara dan siapa saja yang telah mengikutinya. Sehingga, jika sewaktu-waktu dibutuhkan karyawan internal dengan keahlian tertentu, maka akan mudah untuk menemukannya.

#6 Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dan Pensiun

Cukup banyak data yang diproses departemen HR ketika seorang akan keluar dari organisasi baik melalui proses PHK, pengunduran diri, maupun pensiun. HRIS berperan agar setiap detil proses tidak ada yang terlewat.

Data yang dimaksud antara lain: menonaktifkan ID Card sebagai akses memasuki wilayah kerja, menonaktifkan email organisasi atas nama karyawan tersebut, pemberhentian iuran BPJS dan asuransi, menerbitkan surat keterangan kerja, hingga kompensasi penghargaan.

#7 Employee Self-Service (ESS) System

Marler, et al (2005) mengatakan bahwa ESS makin populer belakangan ini karena membuat setiap karyawan memiliki akses untuk melihat data HR tertentu untuk memantau dirinya sendiri.

Karyawan dapat mengecek benefit, izin dan presensi, hingga pelatihan yang tersedia dan dapat mendaftar secara mandiri. Keterbukaan data ini menunjang kepuasan karyawan terhadap organisasi.

Selain itu karyawan juga lebih termotivasi karena mengetahui pasti data dirinya berkaitan dengan organisasi. Misalnya, berapa jumlah jam izin meninggalkan kerja yang telah diambil dan bagaimana hal ini akan berpengaruh pada evaluasi kinerja atau performance appraisalnya nanti.

Peran Penting HR System dalam Organisasi

HRIS tidak hanya sekedar mempermudah pekerjaan beberapa orang staf HR. Sistem ini mengubah pola pengelolaan data karyawan secara menyeluruh dalam sebuah organisasi.

HRIS tidak hanya sekedar mempermudah pekerjaan beberapa orang staf HR. Sistem ini mengubah pola pengelolaan data karyawan secara menyeluruh dalam sebuah organisasi.

Beberapa penelitian tentang penerapan teknologi ini membuktikan bahwa HRIS setidaknya berperan penting dalam 4 hal berikut ini.

#1 Meminimalisir Kesalahan

Seperti contoh kasus keterlambatan evaluasi kinerja yang disinggung sebelumnya, memang banyak bidang kerja HR yang berpotensi mengakibatkan masalah hukum hingga kerugian finansial.

HRIS berperan dalam pemrosesan data kepegawaian dan menjamin keakuratan sehingga meminimalkan kesalahan. Melalui sistem ini juga, penegakkan aturan perusahaan terkait kepegawaian dan berjalan secara otomatis dan tetap akurat serta transparan.

Al-Damour, et al (2015) mengatakan bahwa konsistensi kinerja HRIS membuat kualitas data yang dihasilkan dapat diandalkan untuk keperluan audit. Sistem ini layak diterapkan oleh organisasi tanpa menunggu jumlah pegawai menjadi semakin banyak.

#2 Ketersediaan Data yang Terorganisir

Organisasi membutuhkan data penunjang untuk pengambilan keputusan. HRIS menyediakan hal ini.

Misalnya, organisasi terpaksa untuk merumahkan 20% karyawan. Data yang terintegrasi dalam HRIS akan memetakan karyawan-karyawan yang potensial hingga berapa pesangon yang perlu organisasi bayarkan.

#3 Penghemat Anggaran

Meski organisasi nampaknya perlu membayar harga kontrak yang cukup besar kepada penyedia aplikasi HRD, organisasi tetap diuntungkan oleh benefit yang diterima.

Pengelolaan manpower yang terorganisir, minim kerugian akibat human error dan kesalahan lainnya, hingga penghematan biaya gaji karena sebagian bidang kerja diambil oleh sistem.

#4 Meningkatkan Kepercayaan dan Kepuasan Karyawan

HRIS merekam data yang minim subyektifitas sehingga meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap organisasi, secara khusus terhadap kinerja departemen HR. Karyawan menjadi lebih termotivasi dalam bekerja dan memiliki tingkat kepuasan yang tinggi.

Sebuah penelitian yang dilakukan Hakim, et al (2021) telah membuktikan hal ini. Penerapan HR System dalam sebuah perusahaan tekstil di daerah Pekalongan terbukti berkaitan dengan meningkatnya kinerja dan kepuasan kerja para pegawai.

Penutup: HRIS dalam Organisasi

HRIS layak disebut sebagai kerangka struktur man power dalam organisasi. Lebih lagi, mengingat pentingnya faktor man power dalam suksesnya organisasi, penerapan aplikasi HRIS adalah keputusan tepat.

Best menyediakan aplikasi HRIS yang dapat membuat aktivitas HR di perusahaan Anda menjadi lebih mudah dan terintegrasi.

Ayo segera menggunakan sistem HRIS di perusahaan Anda mulai dari sekarang! Hubungi sales Best HR untuk informasi lebih lengkap.