“No paycheck this month,” kata suamiku dengan ekspresi menyesal saat pulang dari kantor setelah proses penggajian.
“Lagi?” tanyaku tak percaya. Kami memang tidak akan kelaparan walaupun gaji tertunda 2 bulan berturut-turut. Apalagi rumah, listrik, air, dan asuransi sudah ditanggulangi perusahaan. Walau demikian, tetap saja…
“Problems with the management,” jelas suamiku singkat.
“Waktunya melirik peluang kerja lain?” tanyaku ragu-ragu, karena aku tahu suami sangat berdedikasi pada pekerjaannya.
Dia hanya mengangkat bahu.
Efisiensikan Sistem Penggajian Perusahaan
Gaji & Permasalahannya
Gaji adalah bagian dari manajemen SDM (sumber daya manusia) yang beririsan dengan berbagai fungsi lainnya.
Misalnya seperti fungsi keuangan dan fungsi disiplin. Walaupun pembayaran gaji merupakan kegiatan rutin, bukan berarti praktiknya lepas dari permasalahan.
Keluhan Karyawan
Keluhan karyawan akan buruknya manajemen gaji di suatu perusahaan sering terdengar dalam kehidupan sehari-hari.
Keterlambatan THR, gaji di bawah UMR (upah minimum regional), atau jam lembur yang tidak dibayarkan, adalah segelintir dari masalah yang dihadapi karyawan terkait gaji.
Karyawan juga kadang mencurigai adanya perlakuan yang tidak adil dalam perusahaan. Ini bisa disebabkan karena perusahaan tidak secara terbuka menjelaskan kebijakan penggajian. Atau tidak ada ukuran yang jelas tentang kinerja yang patut diberikan bonus atau insentif tambahan.
Tantangan Organisasi/Perusahaan
Perusahaan juga bisa mengalami kerugian akibat sistem penggajian yang kurang matang. Walau tidak umum, banyak karyawan yang dibayar lebih dari nilai kontribusi mereka terhadap perusahaan.
Misalnya, karyawan tetap menerima gaji penuh walaupun menunjukkan perilaku kerja asal-asalan, sering terlambat, korupsi jam kerja, dan lain sebagainya.
Sementara itu, perusahaan terikat berbagai peraturan pemerintah untuk memberikan benefit bagi karyawan. Termasuk di dalamnya adalah asuransi, tunjangan, dan paja.
Dengan berbagai kewajiban tersebut, tentunya perusahaan menginginkan kontribusi yang sepadan dari karyawan.
Sistem Penggajian
Untuk mencegah berbagai masalah terkait gaji, maka perusahaan perlu memiliki sistem penggajian yang baik. Sistem penggajian itu sendiri adalah kumpulan dari langkah-langkah, kebijakan, dan praktik yang diterapkan pemberi kerja untuk membayar pekerjanya. Sistem penggajian kadang dikenal juga dengan istilah reward management atau reward system.
Tujuan Umum Sistem Penggajian
Secara umum, tujuan sistem penggajian adalah memenuhi kebutuhan perusahaan dan berbagai pemangku kepentingan di dalamnya. Dan karyawan termasuk salah satu pemangku kepentingan dalam perusahaan.
Prinsip Dalam Sistem Penggajian
Untuk membangun suatu sistem, diperlukan prinsip-prinsip tertentu. Secara teori, prinsip atau nilai yang ideal untuk membangun sistem penggajian antara lain adalah:
- Keadilan. Artinya, jumlah yang dibayarkan pada satu karyawan dengan karyawan lain pada posisi atau situasi yang sama haruslah sama.
- Konsistensi. Apa yang dibayarkan dan apa yang tidak dibayarkan harus konsisten dari waktu ke waktu, kecuali ada perubahan kebijakan.
- Transparansi. Pegawai memahami bagaimana proses pemberian gaji, insentif, atau reward, sehingga mereka bisa memaksimalkan peluang yang ada.
- Keselarasan strategis. Komponen atau struktur gaji disesuaikan dengan tujuan bisnisnya. Misalnya, seorang waiter di restoran mungkin dibayar berdasarkan jam kerja atau kehadirannya. Sementara itu, seorang sales asuransi dibayar berdasarkan penjualan yang berhasil ia lakukan.
- Menciptakan suatu budaya kinerja yang tinggi. Karyawan paham apa yang diharapkan perusahaan dan insentif yang akan diterima. Ini dapat memotivasi mereka untuk meningkatkan kinerja pribadi.
Sistem Penggajian yang Baik
Suatu sistem yang baik memiliki tujuan umum dan prinsip seperti dijelaskan di atas. Jadi, sistem penggajian yang baik adalah yang mampu mempertemukan kebutuhan antara organisasi dan orang-orang yang berkepentingan di dalamnya secara adil dan konsisten.
Sistem penggajian yang baik adalah yang mampu mempertemukan kebutuhan antara organisasi dan orang-orang yang berkepentingan di dalamnya secara adil dan konsisten
Faktor yang Mempengaruhi Sistem Penggajian
Sistem penggajian karyawan di setiap perusahaan berbeda-beda. Ada berbagai faktor yang ikut mempengaruhi sistem atau komponen penggajian. Faktor-faktor tersebut bisa berasal dari dalam maupun luar perusahaan.
Strategi Bisnis dan Faktor Pendorong Utama Perusahaan
Salah satu faktor yang sangat mempengaruhi sistem penggajian adalah strategi bisnis perusahaan. Termasuk di dalamnya adalah aspek pendorong utama yang diprioritaskan oleh sebuah perusahaan.
Aspek tersebut misalnya profit, produktivitas, inovasi, kepuasan pelanggan, kualitas, dan lain sebagainya. Strategi bisnis ini kemudian menjadi dasar kebijakan terkait reward atau insentif yang diberlakukan di perusahaan.
Peraturan Pemerintah Mempengaruhi Komponen Gaji
Selain itu, pemerintah juga menetapkan berbagai peraturan terkait ketenagakerjaan dan gaji untuk melindungi kepentingan karyawan.
Perusahaan harus tunduk pada berbagai peraturan tersebut dan ini tercermin juga dalam penggajian.
Komponen Gaji
Terlepas dari dinamika di atas, secara umum komponen gaji di perusahaan terdiri dari:
- Gaji pokok. Komponen ini jumlahnya tetap untuk suatu jabatan atau pekerjaan.
- Bonus. Ini adalah insentif tambahan yang diberikan berkaitan dengan kinerja, kompetensi, kontribusi, atau pengalaman yang dimiliki karyawan.
- Benefits. Yang termasuk di dalamnya adalah pensiun, bantuan pengobatan, asuransi, fasilitas kantor (seperti rumah, mobil), dan lain sebagainya.
- Tunjangan. Komponen ini dibayarkan sesuai kesepakatan untuk suatu situasi khusus. Misalnya, karyawan ditugaskan di daerah yang biaya hidupnya tinggi, atau diberi jam kerja yang tidak normal.
Proses Penggajian
Proses penggajian di setiap perusahaan bisa berbeda-beda. Perbedaan ini ditentukan oleh kebijakan yang diterapkan, pengaturan wewenang, sistem kendali, dan berbagai hal lainnya. Walau demikian, secara umum prosesnya dimulai dari pengumpulan data dan diakhiri dengan pelaporan.
Pengumpulan Data Untuk Penggajian
Proses penggajian dimulai dengan mengumpulkan berbagai macam data yang berkaitan dengan gaji atau insentif. Data ini bervariasi pada setiap perusahaan, sesuai dengan kebijakan yang melibatkan gaji dan insentif.
Yang termasuk di dalamnya antara lain adalah data kehadiran, keterlambatan, lembur, capaian kinerja, jumlah anggota keluarga (sebagian perusahaan memberikan tunjangan keluarga), berbagai situasi khusus, dan lain-lain.
Penghitungan Gaji
Setelah data terkumpul, lalu dilakukan penghitungan berdasarkan data tersebut. Misalnya penambahan uang lembur, atau pemotongan akibat keterlambatan, atau tambahan biaya asuransi karena ada anggota keluarga yang baru lahir, dan lain sebagainya.
Perlu diingat, bahwa gaji bukan hanya apa yang diterima secara kasat mata oleh karyawan.
Ada komponen gaji yang harus dihitung dan dibayarkan kepada pihak lain sebagai bagian dari benefit. Misalnya seperti asuransi, pensiun, pajak, dan lain-lain.
Validasi Rancangan Gaji
Setelah terbentuk suatu rancangan angka berdasarkan data yang ada, maka dilakukan validasi. Tergantung struktur dan wewenang yang ada di perusahaan, maka validasi bisa dilakukan oleh berbagai pihak atau suatu jabatan khusus saja.
Pada tahap ini, bisa saja rancangan angka dikembalikan untuk dihitung ulang atau bahkan dilakukan perubahan data.
Jadi prosesnya bisa berulang ke tahap pengumpulan data dan penghitungan gaji sampai pihak yang berwenang menganggap data dan rancangan angka yang ada sudah akurat.
Pembayaran atau Distribusi Gaji
Proses selanjutnya adalah pembayaran dan distribusi gaji. Pembayaran dilakukan juga kepada pihak ketiga, seperti asuransi dan setoran pajak.
Jika distribusi kepada karyawan dilakukan secara manual, maka biasanya melibatkan penghitungan uang, penulisan atau pencetakan slip gaji, lalu penyerahan gaji kepada karyawan.
Karyawan bisa menghitung uang di depan kasir gaji lalu menandatangani tanda terima yang ada.
Tergantung jumlah pegawai, tahap ini bisa berlangsung singkat, bisa juga memakan waktu. Selain itu, ada risiko terjadi kesalahan. Baik oleh kasir gaji yang mendistribusikan, maupun karyawan yang menerima gaji.
Pelaporan Penggajian
Tanda terima gaji yang ditandatangani karyawan kemudian dirangkum dan dijadikan suatu laporan.
Laporan penggajian karyawan ini umumnya menjadi miliki bagian keuangan, walaupun bisa beririsan dengan bagian HRD (human resource department).
Teknologi Sistem Penggajian
Berbagai proses penggajian yang dijelaskan di atas dapat dipermudah pelaksanaannya dengan bantuan teknologi.
Saat ini ada berbagai payroll software, aplikasi, dan website yang menawarkan produk atau jasa otomatisasi proses penggajian.
Satu hal yang harus diingat, teknologi hanyalah alat atau instrument yang akan bisa bekerja saat sistem yang ada sudah matang.
Jika digunakan dengan benar, teknologi memang dapat meningkatkan berbagai aspek penting dalam pelaksanaan pekerjaan. Di antaranya adalah meningkatkan akurasi (accuracy), efisiensi, dan transparansi.
Akurasi Sistem Penggajian
Sistem penggajian berbasis teknologi dapat mengurangi risiko human error karena dijalankan oleh computer. Program yang ada mampu melakukan berbagai operasi perhitungan yang rumit dengan akurasi tinggi, tanpa kesalahan
Berbagai aplikasi juga memungkinkan dilakukannya perekaman secara otomatis. Misalnya, aplikasi gaji yang terintegrasi dengan aplikasi absensi karyawan akan secara langsung mencatat kehadiran, keterlambatan, izin, atau cuti pegawai tanpa penundaan. Tidak ada risiko lupa atau pencatatan yang hilang.
Efisiensi Sistem Penggajian
Menghitung berbagai komponen gaji bisa memakan waktu. Apalagi jika ada beragam jabatan, nilai gaji, dan berbagai elemen yang harus diperhitungkan. Ini belum termasuk faktor situasional. Misalnya pegawai yang sakit, izin, cuti, terlambat, lembur, dan lain sebagainya.
Dengan pengaturan atau setting yang ada pada aplikasi, semua ini bisa dilakukan dalam waktu yang sangat singkat. Terkadang hanya melibatkan pengecekan beberapa poin, lalu menekan tombol “enter”.
Selain itu, jika sistem internal diintegrasikan dengan pihak ketiga seperti bank, maka pendistribusian uang bisa berjalan jauh lebih cepat.
Transparansi Sistem Penggajian
Transparansi berarti data yang tersimpan dapat dilihat secara online oleh semua orang yang berkepentingan. Biasanya orang-orang tersebut adalah karyawan, atasan langsung, dan bagian HRD.
Transparansi dapat meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan. Ini penting karena karyawan yang percaya pada perusahaan akan lebih termotivasi untuk bekerja. Dalam jangka panjang, faktor-faktor tersebut dapat membangun budaya kinerja yang tinggi.
Tips Memilih Instrumen Penggajian
Untuk memilih aplikasi, website, atau software payroll terbaik, maka perusahaan dapat menyesuaikan dengan kebutuhan masing-masing.
Salah satu faktor pertimbangan penting dalam memilih instrumen penggajian adalah instrumen ini harus selaras dengan prinsip sistem penggajian yang ideal dan tunduk pada peraturan pemerintah terkait penggajian.
Salah satu faktor pertimbangan penting dalam memilih instrumen penggajian adalah instrumen ini harus selaras dengan prinsip sistem penggajian yang ideal dan tunduk pada peraturan pemerintah terkait penggajian.
Terintegrasi Dengan Fungsi Lainnya
Sebaiknya aplikasi atau program yang dipakai dalam penggajian diintegrasikan dengan fungsi lain sesuai dengan komponen gaji.
Misalnya, jika gaji dihitung berdasarkan kehadiran, keterlambatan, dan lembur, maka sebaiknya diintegrasikan dengan aplikasi absensi karyawan.
Jika gaji diperhitungkan berdasarkan kinerja, maka dapat diintegrasikan dengan aplikasi penilaian kinerja pegawai.
Kendali Bertingkat
Untuk menjaga keamanan, aplikasi sebaiknya memiliki fungsi kendali bertingkat. Artinya, tidak ada satu pihak pun yang memiliki kendali penuh atas perubahan setting atau data dalam aplikasi. Ini mengurangi risiko kecurangan atau monopoli data.
Kemudahan Akses dan Real-time
Aplikasi yang baik harus mudah diakses oleh semua pihak, terutama karyawan. Tentunya level akses setiap pihak berbeda-beda.
Misalnya, karyawan hanya memiliki akses atas datanya. Atasan memiliki akses atas data bawahannya. Sementara itu, HRD memiliki akses atas data seluruh karyawan.
Selain itu, karyawan harus bisa melihat perkembangan data terkait gaji secara real time (saat perubahan atau pencatatan data terjadi).
Ini memungkinkan dilakukannya konfirmasi jika dirasa ada yang tidak sesuai. Apalagi jika gaji diintegrasikan dengan aplikasi kinerja pegawai.
Fitur-fitur Penggajian yang Sesuai dengan Peraturan
Ada berbagai peraturan pemerintah yang tetap harus dipatuhi terkait penggajian. Pastikan bahwa instrumen yang dipakai memiliki fitur tersebut. Misalnya seperti fitur untuk menghitung asuransi, pajak, slip gaji atau struk gaji, dan lain sebagainya.
Memilih Sistem Penggajian
Untuk memastikan kegiatan penggajian berjalan dengan lancar, maka dibutuhkan sistem penggajian yang baik.
Sistem ini dibangun berdasarkan strategi bisnis perusahaan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dan para pemangku kepentingan secara adil dan konsisten.
Dalam praktiknya, proses penggajian dapat dipermudah dengan memanfaatkan instrumen berbasis teknologi. Perlu diperhatikan agar penggunaan teknologi ini tetap selaras dengan tujuan dan prinsip sistem penggajian.
Selain itu, pastikan juga bahwa instrumen tersebut memiliki fitur yang memenuhi aturan pemerintah terkait penggajian.
Best menyediakan aplikasi HRIS yang dapat membuat aktivitas HR di perusahaan Anda menjadi lebih mudah dan terintegrasi.
Ayo segera menggunakan sistem HRIS di perusahaan Anda mulai dari sekarang! Hubungi sales Best untuk informasi lebih lengkap