Aplikasi project management telah menjadi salah satu perangkat penting untuk manajemen proyek perusahaan yang lebih baik selama beberapa periode waktu terakhir.
Karena kelengkapan sistem dan kemudahan yang disediakan, sistem manajemen proyek ini sudah banyak dimanfaatkan oleh banyak perusahaan dari berbagai ukuran dan bidang bisnis.
Dalam artikel ini akan dibahas secara lengkap apa saja manfaat serta pentingnya aplikasi project management dan tahapan yang ada dalam project management.
Tidak hanya itu, melalui artikel ini juga akan diberikan tips dalam memilih project management tools yang tepat dan sesuai kebutuhan perusahaan.
Project Management Tools
Manfaat Aplikasi Project
Aplikasi Project Management adalah sistem yang dirancang khusus untuk membantu pelaku bisnis dalam mengelola dan memantau jalannya proyek secara efektif dan efisien.
Secara gambaran besar, aplikasi project management berfungsi memberikan efisiensi dalam mengelola proyek, memastikan proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran, serta memenuhi ketentuan yang sudah ditetapkan.
Berikut 6 manfaat yang akan didapatkan melalui penggunaan aplikasi project management project:
Menghemat waktu
Proyek yang molor akan memberikan kerugian terutama dalam bidang finansial bagi perusahaan.
Dengan aplikasi project management dapat menghemat waktu & memastikan proyek diselesaikan sesuai jadwal yang sudah dirancang melalui fitur penjadwalan otomatis dan reminder deadline proyek
Meningkatkan efisiensi
Penggunaan project management tools memungkinkan proyek berjalan dengan lebih efisien dan efektif.
Selain itu juga dapat mengoptimalkan alur kerja & meningkatkan kualitas serta memaksimalkan produktivitas kerja sumber daya yang terlibat dalam mendukung keberhasilan proyek
Monitor kemajuan proyek
Dengan adanya aplikasi project management memberikan kemudahan dalam memantau berjalannya proyek secara real-time kapan saja & dimana saja.
Apakah berjalan sesuai dengan jadwal atau tidak melalui fitur Gantt Chart, Kanban, pengaturan milestones, dll
Meminimalisir risiko
Aplikasi project management menyediakan fitur manajemen risiko agar membantu tim dalam mengidentifikasi menganalisis dan mengelola risiko yang berkaitan dengan proyek sebelum menjadi masalah yang lebih kompleks dan sulit diatasi
Meningkatkan komunikasi dan kolaborasi
Project management tools dapat mendorong terbentuknya proses kerja sama dan kolaborasi yang lebih baik.
Juga dapat mengurangi kemungkinan terjadinya miskomunikasi dalam tim & dengan para stakeholder yang ikut tergabung dalam proyek melalui fitur kirim pesan, live chat atau kolom komentar
Pembagian tugas yang jelas
Kunci keberhasilan proyek bergantung pada kerjasama dalam tim yang saling mendukung dalam melaksanakan tanggung jawab dan mengerjakan tugasnya masing-masing.
Oleh karena itu pemanfaatan aplikasi project management dapat memberikan pemahaman yang jelas, adil dan lengkap mengenai setiap tugas individu masing-masing anggota
Tips Memilih Aplikasi Project Management
Keberhasilan suatu proyek dapat didukung dengan penggunaan aplikasi manajemen proyek yang tepat yang memberikan banyak benefit dalam prosesnya secara keseluruhan.
Apa saja hal yang harus diperhatikan saat akan memilih project management tools agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan?
Memahami kebutuhan
Perusahaan harus mengetahui terlebih dahulu masalah apa yang dihadapi serta apa saja hal yang dibutuhkan dalam mengelola proyek yang ada.
Dengan begitu dapat dijadikan acuan dalam memilih aplikasi yang tepat dalam memfasilitasi kebutuhan perusahaan akan aplikasi project management.
Melakukan evaluasi
Penggunaan aplikasi project management diharapkan dapat memberikan efisiensi dalam menjalankan proyek dengan memberikan fitur-fitur yang menunjang penyelesaian proyek perusahaan.
Setelah mengetahui kebutuhannya, perusahaan harus melakukan evaluasi dan membandingkan fitur-fitur yang tersedia apakah dapat menyesuaikan kebutuhan (flexible & customizable) dan menjadi solusi atas permasalahan perusahaan.
Kemudahan penggunaan
Selain fitur yang lengkap & fleksibel, perusahaan juga harus melihat apakah aplikasi project management memiliki tampilan yang sederhana sehingga mudah digunakan dan dipahami setiap akses fitur-fitur yang dibutuhkan.
Setiap orang memiliki kemampuan adaptasi yang berbeda-beda maka perusahaan harus mempetimbangkan hal ini.
Semakin mudah sistem dipahami maka akan semakin sedikit pula waktu yang dibutuhkan untuk mempelajari cara penggunaan sistem.
Kompatibilitas sistem
Pelaku bisnis harus memilih aplikasi yang cocok dengan sistem yang ada di perusahaan agar dapat berjalan dengan baik pada perangkat serta sistem yang digunakan dan tidak menghambat pengerjaan proyek perusahaan.
Meninjau harga dan biaya
Setiap aplikasi project management memiliki harga yang berbeda-beda, tergantung kelengkapan fitur dan kompleksnya sistem yang disediakan.
Perusahaan juga harus mempertimbangkan anggaran yang dimiliki saat memilih aplikasi mana yang akan digunakan.
Mendapat Trial Demo
Salah satu cara untuk mengetahui apakah aplikasi sudah sesuai dan memenuhi kebutuhan perusahaan adalah dengan ada trial demo, baik dipresentasikan oleh penyedia aplikasi atau perusahaan diberikan akses untuk mencoba fungsi dari aplikasi.
Memilih sistem project management memang tidak semudah membalikkan telapak tangan.
Setelah memperhatikan poin di atas, perusahaan dapat memilih aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran yang dimiliki agar dapat membantu dan mengoptimalkan pengelolaan proyek secara efektif.
Solusi Tepat Manajemen Proyek Perusahaan
Penggunaan project management tools akan berdampak pada kinerja dan juga menentukan keberhasilan proyek yang dijalankan perusahaan secara keseluruhan.
Oleh karena itu, harus dilakukan pertimbangan yang matang sebelum memilih aplikasi mana yang akan digunakan.
Best Project Management Software menyediakan kemudahan dalam manajemen proyek yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Diperlengkapi dengan fitur-fitur yang lengkap dan canggih, Best Project dirancang khusus untuk mengakomodasi proses workflow proyek yang perusahaan Anda harapkan.
Mulai dari merencanakan setiap detail aktivitas proyek, lacak dan pantau proses kemajuan, tetapkan pembagian alur kerja secara efisien hingga pembuatan closing report seluruhnya dapat dikelola dalam satu sistem project yang terintegrasi.
Konsultasikan bersama tim konsultan terbaik kami sekarang mengenai permasalahan perusahaan Anda yang berkaitan dengan manajemen proyek serta dapatkan berbagai penawaran menarik yang tersedia.