Menentukan metode penilaian kinerja karyawan adalah keputusan yang strategis bagi sebuah perusahaan. Sebab, hasil penilaian harus objektif dan benar-benar menggambarkan prestasi kerja dan kualitas setiap karyawan.

Artikel ini akan membahas tentang berbagai metode yang umum digunakan, serta bagaimana pemanfaatan aplikasi dapat menunjang efektivitasnya.

Metode Penilaian Kinerja Karyawan

Pertanyaan besarnya, apa saja metode penilaian kinerja karyawan? Proses yang juga dikenal dengan istilah performance appraisal  ini tentu telah banyak berkembang seiring dengan waktu.

Namun, berbagai metode yang telah ada setidaknya dapat dikategorikan ke dalam dua metode utama. Yaitu, tradisional dan modern.

#1 Metode Performance Appraisal Tradisional

Metode tradisional terdiri dari 4 cara, yaitu: pemeringkatan karyawan berprestasi, skala peringkat grafis, insiden kritis, dan esai narasi (Shaout, et al, 2014; Aggarwal, et al, 2013). Berikut penjelasan singkat dari masing-masing cara:

Pemeringkatan prestasi karyawan

Ini adalah metode yang paling tradisional, yaitu membuat pemeringkatan karyawan. Mulai dari karyawan yang terbaik hingga yang paling kurang baik.

Skala peringkat grafis

Metode berikutnya adalah dengan skala peringkat grafis. Pada cara ini, fokus penilaian adalah perilaku karyawan yang berkaitan dengan kinerja. Terdapat beberapa kriteria dengan rentang skor nilai yang melambangkan level kualitas.

Insiden kritis

Cara yang ketiga adalah yang disebut sebagai insiden kritis. Yaitu, evaluasi kinerja dengan mencatat insiden atau kejadian khusus yang berkaitan hasil kerja.

Catatan ini kemudian menjadi rujukan untuk menentukan rekomendasi perbaikan yang diperlukan.

Esai narasi

Sedangkan cara terakhir yang disebut dengan esai narasi adalah berisi catatan tentang kelebihan dan kelemahan karyawan. Tentu saja hal yang termasuk dalam catatan adalah yang berkaitan dengan kinerja.

#2 Metode Performance Appraisal Modern

Di sisi lain, metode penilaian kinerja karyawan yang lebih modern terdiri dari 6 cara yang terbilang sudah lebih kompleks. Berikut ini penjelasannya (Shaout, et al, 2014; Aggarwal, et al, 2013):

Management by Objective (MBO)

Metode pertama disebut dengan MBO yang terdiri dari 7 komponen. Ini adalah penilaian yang menilai kinerja organisasi sekaligus juga skor bagi tiap unit dan karyawan untuk kontribusinya dalam pencapaian target.

Ketujuh komponen tersebut adalah (1) perencanaan strategis dan hierarki objek, (2) pengaturan tujuan, (3) perencanaan tindakan, (4) implementasi MBO, (5) kontrol dan penilaian, (6) subsistem dan organisasi, dan (7) pengembangan manajemen.

Behaviorally Anchored Rating Scales (BARS)

Metode penilaian kinerja karyawan berikutnya adalah BARS. Metode ini melibatkan penyusunan skala kualitas untuk perilaku dan sifat yang berkaitan dengan pekerjaan. Skala ini juga kemudian dikaitkan dengan kriteria untuk setiap level jabatan.

Sebagai contoh adalah kualitas kepemimpinan. Misalnya terdapat rentang skala dari 1 sampai dengan 5. Karyawan dengan level staf minimal memperoleh skor 2, sedangkan skor 3 untuk supervisor, dan seterusnya.

Humans Resource Accounting (HRA)

Konsep performance appraisal berikutnya adalah akuntansi sumber daya manusia. Maksudnya, bahwa setiap karyawan dinilai dengan prinsip utilitas.

Dengan demikian sistem evaluasi yang dibangun akan membandingkan biaya organisasi yang keluar dibandingkan dengan kontribusi setiap karyawan.

Pusat Penilaian

Metode penilaian kinerja karyawan berikutnya adalah pusat penilaian. Para prakteknya, karyawan akan diminta untuk melakukan simulasi pekerjaan. Kemudian asesor akan mengumpulkan data dari proses latihan kerja, diskusi, hingga pengambilan keputusan.

360 Derajat

Cara berikutnya adalah yang disebut dengan 360 derajat. Sesuai dengan namanya, seorang karyawan mendapat umpan balik dari semua orang yang bersinggungan dengannya dalam proses kerja.

Ini adalah pola yang cukup populer karena objektivitasnya yang tinggi. Mereka yang memberi penilaian antara lain adalah atasan, bawahan, rekan kerja, hingga klien.

720 Derajat

720 derajat artinya dua kali lipat dari 360 derajat. Jika pada pola 360 derajat seorang karyawan akan menerima umpan balik dari semua orang yang bersinggungan kerja dengannya, pola 720 derajat memberi tekanan lebih pada pihak eksternal.

Pihak eksternal yang dimaksud adalah klien atau mereka yang menerima output hingga para supplier.

Mana Metode Penilaian Kinerja yang Baik dan Efektif?

Pertanyaan selanjutnya adalah apa saja metode penilaian karyawan dan mana yang paling efektif? Penentuan metode penilaian kinerja karyawan harusnya menyesuaikan dengan sifat dan kebutuhan organisasi. Sebagai contoh, kebutuhan organisasi pendidikan mungkin akan berbeda dengan manufaktur.

Penentuan metode penilaian kinerja karyawan harusnya menyesuaikan dengan sifat dan kebutuhan organisasi

Organisasi pendidikan dengan produk berupa layanan dapat saja membutuhkan penekanan berupa penilaian dari klien atau pelanggan serta catatan insiden kritis. Sedangkan manufaktur misalnya, lebih membutuhkan penekanan pada perilaku dan sifat personal.

Walau demikian, tidak tertutup kemungkinan HR akan memadukan beberapa metode guna membangun sistem performance appraisal yang terbaik.

Yaitu, yang mampu memotret kualitas dan prestasi kerja setiap karyawan dari semua aspek atau kriteria yang menyangkut pekerjaannya.

Selanjutnya, kualitas proses performance appraisal tidak hanya bergantung pada lengkapnya data yang terkumpul melalui metode terbaik, melainkan juga berdasarkan efektivitasnya.

Oleh karena itu, penerapan aplikasi penilaian karyawan dibutuhkan untuk menunjang hal ini.

Peran Aplikasi Penilaian Karyawan

Tersedianya aplikasi untuk proses performance appraisal adalah sebuah kemajuan penting dalam bidang human resource atau HR.

Ada setidaknya 2 peran aplikasi yang memberikan dukungan besar bagi efektivitas metode penilaian kinerja karyawan.

#1 Menggantikan Fungsi Formulir

Pertama, aplikasi berperan menggantikan formulir penilaian yang dahulu diisi secara manual. Modernisasi ini dapat mengeliminasi tahapan atau proses yang semula harus ada ketika setiap karyawan mengisi formulir tanpa aplikasi.

Tahapan yang dimaksud antara lain adalah proses memasukkan data satu per satu yang bisa saja memakan waktu yang tidak singkat.

Sedangkan ketika memanfaatkan aplikasi, data-data yang dimasukkan setiap karyawan melalui aplikasi dapat langsung terekam dan tersimpan pada pusat data.

Kemudian data tersebut dapat diproses sesuai dengan kriteria dan sistem penilaian yang dianut oleh perusahaan.

Pada metode penilaian kinerja karyawan yang terbaik, yang mungkin memadukan beberapa cara, efektivitas melalui aplikasi akan sangat terasa dampaknya.

Sementara performance appraisal non aplikasi atau website mungkin kurang memadai untuk mendukung terkumpulnya data dengan cepat dan valid.

#2 Otomatisasi dan Kepastian Objektivitas

Kedua, menyambung dari penjelasan sebelumnya, bahwa aplikasi penilaian karyawan mendukung otomatisasi perhitungan nilai.

Pihak HR dapat mengatur metode, kriteria, hingga proporsi nilai pada setiap kriteria. Hasil akhir kemudian dapat terhitung secara otomatis.

Tak hanya itu, kepastian objektivitas hasil juga cukup tinggi mengingat nilai dari setiap kriteria terpadukan menjadi hasil akhir melalui sistem.

Hal ini bermakna bahwa perusahaan dapat mempercayai hasil  performance appraisal sebagai nilai yang sangat mewakili prestasi kerja aktual dari tiap karyawan.Dengan demikian, tidak lanjut hasil penilaian juga akan memuaskan semua pihak.

Memilih Aplikasi Penilaian Karyawan Terbaik

Seperti telah dibahas sebelumnya, metode penilaian kinerja karyawan yang terbaik adalah yang mampu memotret kualitas dan prestasi kerja setiap karyawan dari semua aspek atau kriteria yang menyangkut pekerjaannya.

Dengan demikian, tindak lanjut yang merujuk pada hasil evaluasi tersebut juga adalah yang paling sesuai untuk perkembangan karyawan, unit kerja, hingga organisasi.

Sedangkan aplikasi performance appraisal terbaik adalah yang dapat mendukung efektivitas penerapan metode penilaian kinerja karyawan yang dianut oleh perusahaan.

Aplikasi performance appraisal terbaik adalah yang dapat mendukung efektivitas penerapan metode penilaian kinerja karyawan yang dianut oleh perusahaan