Para ahli mendefinisikan performance appraisal atau penilaian kinerja sebagai aktivitas formal dalam organisasi yang melibatkan kriteria yang jelas sebagai bahan penilaian dalam proses evaluasi, yang biasanya memiliki konsekuensi tertentu. 

Definisi tersebut menyebutkan tiga aspek, yaitu kriteria penilaian kinerja, proses penilaian kinerja, dan konsekuensi dari aktivitas penilaian tersebut. 

Artikel ini akan fokus membahas tentang kriteria penilaian kinerja karyawan sebagai bagian dari performance appraisal dan bagaimana aplikasi penilaian karyawan dapat membantu pelaksanaan penilaian.

Kriteria Penilaian Kinerja Karyawan

Mengapa Evaluasi Kinerja Karyawan Harus Jelas

Kriteria penilaian kinerja merupakan bagian penting dalam keseluruhan fungsi performance appraisal. Begitu pentingnya, hingga aspek ini menjadi bagian dari definisi performance appraisal secara umum

Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa perusahaan harus menetapkan kriteria yang jelas dalam aktivitas evaluasi kinerja karyawan.

Pegawai Paham Ekspektasi Organisasi

Setiap karyawan tentunya ingin mendapatkan penilaian yang baik dari perusahaan.Pada saat yang sama, perusahaan atau organisasi juga mengharapkan produktivitas yang tinggi dari karyawan.

Pemahaman yang jelas atas kriteria penilaian akan menjembatani kebutuhan kedua pihak tersebut. Ketika kriteria penilaian menjadi jelas, pegawai tahu apa yang menjadi ekspektasi perusahaan.

Berbekal pengetahuan ini, mereka bisa meningkatkan produktivitas sesuai dengan kriteria yang sudah ditetapkan.

Menjamin Objektivitas Penilaian

Menentukan kriteria penilaian sejak awal membuat penilaian lebih objektif. Jika setiap bagian dari perusahaan paham apa saja kriteria pengukuran kinerja, maka aspek di luar kriteria tersebut tidak akan dimasukkan dalam penilaian.

Semakin jelas objek penilaian atau kriteria penilaian, semakin kecil kemungkinan terjadinya bias, ketidakadilan, kesalahpahaman, pilih kasih, dan berbagai faktor subjektif lainnya.

Objektivitas Penilaian Merupakan Salah Satu Faktor yang Mempengaruhi Kinerja

Mengapa objektivitas penilaian kinerja sangat penting?

Selain alasan mendasar terkait integritas, secara praktis objektivitas penilaian kinerja akan sangat mempengaruhi produktivitas karyawan. Ini dikarenakan konsekuensi berupa sanksi dan penghargaan biasanya mengikuti setelah aktivitas penilaian dilaksanakan.

Jika penilaian dianggap adil dan objektif, maka tingkat kepuasan karyawan akan tinggi. Kepuasan yang mereka rasakan ini bisa mendongkrak motivasi dan semangat kerja mereka.

Kriteria Evaluasi Kinerja Karyawan

Kriteria penilaian kinerja karyawan merupakan unsur-unsur yang dijadikan panduan untuk mengevaluasi seorang karyawan sehingga ia paham akan ekspektasi perusahaan dan mampu berkontribusi sesuai dengan ekspektasi tersebut.

Walau demikian, tidak semua karyawan mengerti apa saja yang diukur dalam penilaian kinerja. Ini membuat proses penilaian menjadi sesuatu yang membingungkan, bahkan menakutkan.

Kriteria penilaian kinerja karyawan merupakan unsur-unsur yang dijadikan panduan untuk mengevaluasi seorang karyawan sehingga ia paham akan ekspektasi perusahaan dan mampu berkontribusi sesuai dengan ekspektasi tersebut

Kriteria Trait Rating atau Trait-Based Appraisal

Ini merupakan salah satu kriteria yang mungkin sudah jarang digunakan saat ini. Teknik ini mengukur karyawan berdasarkan karakteristik personal yang dibutuhkan untuk pekerjaan tertentu.

Karakteristik tersebut bisa berupa “kesetiaan”, “kemampuan adaptasi”, “komunikasi”, dan lain-lain. Penilaian yang diberikan berada dalam skala dengan level seperti “baik”, “sangat baik”, “rata-rata”, “di bawah rata-rata”, dan lain sebagainya.

Kriteria Tingkah Laku atau Behaviour-Based System

Kriteria yang dinilai dalam sistem ini adalah tingkah laku karyawan. Pada sistem ini, perusahaan menyiapkan sekelompok kompilasi tingkah laku yang diharapkan dari suatu posisi atau jabatan tertentu.

Tingkah laku karyawan kemudian dievaluasi dengan menggunakan gambaran tingkah laku tersebut sebagai panduan penilaian.

Selain itu, dalam praktiknya, sistem ini juga menilai tingkat kepatuhan karyawan pada peraturan. Misalnya jam masuk dan keluar, serta kehadiran.

Kriteria Berdasarkan Hasil atau Results-Based Systems

Wajar jika perusahaan melakukan penilaian karyawan berdasarkan hasil kerja dan kontribusi mereka pada organisasi. Inilah yang menjadi dasar kriteria penilaian dengan sistem hasil atau results-based systems.

Pada sistem penilaian ini, perusahaan menilai karyawan berdasarkan pencapaian mereka atas tujuan spesifik yang sudah ditetapkan. Standar yang digunakan bisa berupa jumlah (kuantitas), kualitas, ataupun batas waktu (timelines).

Misalnya, seorang sales dinilai berdasarkan jumlah penjualannya per bulan. Atau seorang customer service dinilai berdasarkan jumlah pelanggan yang bisa ia layani dalam satu hari.

Sesuaikan Kriteria Penilaian dengan Kebutuhan

Sangat penting bagi perusahaan untuk dapat menyatakan dengan jelas kriteria apa saja dalam penilaian kinerja karyawan yang diberlakukan pada masing-masing posisi.

Dalam memilih kriteria penilaian, perusahaan tidak perlu secara kaku berpatokan pada berbagai sistem di atas. Kriteria penilaian yang terbaik adalah yang paling sesuai dengan sifat atau tujuan perusahaan.

Ini semua harus dikembalikan kepada proses bisnis, tujuan perusahaan, nilai-nilai perusahaan, dan berbagai hal mendasar lainnya.

Berbekal aspek mendasar tersebut, perusahaan bisa melakukan analisis pekerjaan untuk tiap-tiap jabatan. Dan tiap-tiap jabatan bisa mengadopsi sistem yang berbeda, atau merupakan kompilasi dari berbagai sistem sekaligus.

Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan

Sudah banyak perusahaan yang menggunakan teknologi untuk membantu menjalankan fungsi manajemen SDM mereka.

Performance appraisal sebagai salah satu aktivitas dalam manajemen SDM juga ikut dipermudah dan ditingkatkan kualitasnya dengan penggunaan berbagai aplikasi penilaian karyawan.

Apa Itu Aplikasi Penilaian Karyawan?

Secara sederhana, aplikasi penilaian karyawan adalah sistem teknologi dan informasi yang dirancang untuk membantu proses pelaksanaan penilaian kinerja karyawan.

Implementasi atau penggunaan dari suatu aplikasi sangat ditentukan oleh kebijakan, nilai-nilai, dan proses bisnis dari suatu kegiatan. 

Termasuk di dalamnya adalah kriteria penilaian. Jadi, untuk dapat menggunakan aplikasi secara efektif, perusahaan harus memiliki kriteria penilaian yang jelas dan matang.

Mengapa Harus Menggunakan Aplikasi?

Penggunaan teknologi dalam manajemen SDM terbukti meningkatkan kepuasan karyawan. Khusus untuk aktivitas penilaian atau performance appraisal, aplikasi mampu meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi.

Penggunaan teknologi akan memangkas waktu dan tenaga yang dialokasikan untuk menjalankan aktivitas penilaian, mengunci kriteria penilaian dan pelaksanaannya sehari-hari secara akurat dan realtime, serta membuka jalur komunikasi dan transparansi pada berbagai level (karyawan, atasan, SDM, dan top management).

Transparansi untuk Menjaga Objektivitas Penilaian

Jika dihubungkan dengan objektivitas, maka aspek transparansi menjadi sangat penting. Penggunaan aplikasi menjamin kedua pihak, yaitu yang menilai dan yang dinilai, mengikuti dan melihat dengan jelas proses penilaian.

Masing-masing unsur yang dijadikan kriteria penilaian dapat terlihat dengan jelas pada aplikasi. Tidak ada hasil penilaian yang tidak diketahui sumbernya karena aplikasi sudah menghubungkan objek penilaian dengan hasil akhir penilaian melalui formula yang jelas dan terkunci.

Transparansi ini merupakan hal penting untuk menjaga objektivitas penilaian. Penilaian yang objektif akan diikuti dengan konsekuensi yang sepadan pula, baik berupa sanksi (surat peringatan, pemotongan gaji/insentif) maupun penghargaan (bonus, promosi).

Karyawan yang merasa diperlakukan adil akan merasa puas terhadap proses penilaian kinerja. Inilah yang akhirnya berkontribusi pada peningkatan kinerja karyawan.

Aplikasi Membantu Penyusunan Kriteria yang Jelas

Selain itu, proses implementasi aplikasi bisa membantu perusahaan dalam menyusun kriteria penilaian yang jelas.

Misalnya sebuah perusahaan akan mengimplementasikan suatu aplikasi penilaian kinerja, maka dalam proses implementasi tersebut vendor akan mengajukan berbagai pertanyaan, meminta berbagai data, dan lain sebagainya terkait penilaian karyawan.

Ini bisa sangat membantu perusahaan dalam mengenali berbagai kelemahan pada sistem penilaian yang selama ini digunakan. Jadi, proses yang sepertinya terbalik ini justru bisa mendatangkan keuntungan tersendiri bagi perusahaan.

Contoh Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan

Karena kriteria penilaian kinerja karyawan berbeda-beda, maka cara kerja aplikasi yang digunakan perusahaan juga sangat beragam. Vendor yang sudah berpengalaman akan membantu perusahaan dalam mengimplementasikan aplikasi yang sesuai.

Sebagai contoh, perusahaan yang bergerak di bidang pemasaran produk mungkin memakai results-based system sebagai kriteria penilaian karyawan.

Pada praktiknya, aplikasi dirancang sedemikian rupa agar karyawan dapat menginput jumlah penjualannya, yang kemudian disetujui (approve) oleh atasan, lalu terekam sebagai salah satu unsur penilaian nantinya.

Aplikasi Dukung Objektivitas Penilaian Kinerja Karyawan

Penilain kinerja karyawan sebagai salah satu aktivitas dalam fungsi manajemen SDM ikut berperan dalam meningkatkan produktivitas perusahaan.

Perusahaan yang memiliki kriteria penilaian kinerja yang jelas dan proses pelaksanaannya dibantu oleh aplikasi akan berpeluang besar untuk meningkatkan kinerja karyawannya.

Ini merupakan efek tidak langsung dari kepuasan karyawan terhadap proses penilaian yang objektif. Objektivitas itu sendiri diperkuat oleh unsur transparansi yang dibawa oleh aplikasi ke dalam proses penilaian.

Perusahaan yang memiliki kriteria penilaian kinerja yang jelas dan proses pelaksanaannya dibantu oleh aplikasi akan berpeluang besar untuk meningkatkan kinerja karyawannya