Mengapa ERP Penting?

Terbaginya sebuah perusahaan ke dalam beberapa divisi dengan fungsi yang berbeda adalah bukti berkembangnya sebuah bisnis.

Namun, seiring dengan hal itu, dibutuhkan solusi untuk tetap mempertahankan kesatuan seluruh proses bisnis dalam sebuah organisasi.

ERP Adalah

Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) adalah langkah strategis untuk mengintegrasikan semua unit kerja tanpa membaurkan batasan antar divisi.

Melalui sistem ini, setiap divisi dapat melaksanakan fungsi kerjanya masing-masing dengan optimal.

Mari berkenalan lebih dalam dengan sistem ini dan menilik bagaimana peran ERP terhadap efektivitas sebuah perusahaan.

Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) adalah langkah strategis untuk mengintegrasikan semua unit kerja tanpa membaurkan batasan antar divisi.

Peran ERP dalam Proses Bisnis

Perangkat lunak yang canggih ini dapat diatur secara spesifik sesuai dengan kebutuhan fungsi masing-masing divisi dalam sebuah perusahaan.

Dengan demikian, setiap bidang bisnis mungkin menuai manfaat yang berbeda ketika mengadopsinya.

Meski demikian, berikut ini gambaran umum keterkaitan proses bisnis dengan modul ERP yang kurang lebih berlaku untuk semua bidang bisnis.

#1 Menyederhanakan Alur Komunikasi

Alur komunikasi menjadi lebih terstruktur dan sederhana adalah peran pertama dan utama dari penerapan sistem ini.

Dapat dikatakan bahwa ERP berperan sebagai kerangka dalam alur interaksi antar divisi sebuah perusahaan.

Contohnya dalam sebuah proyek kerja yang melibatkan beberapa divisi. Setiap orang memberikan kontribusi secara langsung sesuai dengan wewenang dan porsi masing-masing, cukup melalui layar komputer di hadapannya.

Persetujuan berjenjang dan lintas divisi telah tersedia melalui sistem ini di dalam komputer.

Cara ini berhasil memangkas alur komunikasi menjadi lebih efektif dan efisien. Kegiatan mencetak dan memindahkan berkas proyek dari satu divisi ke divisi lain dalam proses kerja juga dapat diminimalkan.

Dampaknya, terjadi peningkatan produktivitas proses kerja, baik pada level karyawan maupun divisi.

Tentang hal ini, Susanto (2018) juga mengatakan bahwa informasi lintas fungsi dan divisi yang tersedia pada perangkat lunak ini berperan penting dalam proses pengambilan keputusan.

Jadi, tidak hanya proses kerja yang menjadi lebih produktif. Pengambilan keputusan pada level manajerial juga menjadi lebih mudah karena data komprehensif yang tersedia.

#2 Penghematan Biaya

Melanjutkan penjelasan sebelumnya, pemangkasan alur komunikasi juga berdampak pada penghematan biaya.

Penelitian yang dilakukan oleh Smadi, et al (2016)  membuktikan bahwa penerapan sistem ini telah mengurangi beban biaya penyelenggaraan rapat hingga mencetak kertas, seperti telah disinggung sebelumnya.

Sedangkan penelitian yang dilakukan oleh Susanto (2018) menunjukkan bahwa modul ini secara signifikan mengurangi beban transaksi untuk hardware, software, hingga IT support staff.

Lengkapnya manfaat dalam sebuah sistem ERP ini memang memungkian perusahaan untuk meminimalisir penggunaan aplikasi lain secara terpisah sehingga cost  perusahaan menjadi lebih hemat.

Dengan demikian, bukan tidak mungkin penerapan sistem ini juga berdampak pada peningkatan laba.

Meskipun mengadopsi sistem ini juga bukan tanpa biaya, manfaat yang ditawarkan terbukti lebih dari sepadan. Tak heran, target pasar teknologi ini mulai meluas hingga menjangkau perusahaan kecil dan menengah (Klaus, et al, 2000).

Efisiensi beban biaya yang ditimbulkan terbukti berlaku untuk semua bidang dan ukuran bisnis.

#3 ERP Menyajikan Data Real Time

Memiliki peran strategis sebagai basis data, ERP menyimpan dan menyajikan data yang bersifat real time. Sistem ini meniadakan delay dalam proses penyampaian informasi yang sebelumnya dilakukan secara konvensional.

Sadrzadehrafiei (2013) menjelaskan bahwa penerapan modul ini telah meningkatkan ketersediaan, akurasi, kualitas, dan waktu dalam proses integrasi data lintas unit kerja. Hal-hal seperti kesalahpahaman akibat data yang kurang update dapat diminimalisir.

Contohnya, ketika bagian purchasing mengubah jumlah stok barang yang akan datang melalui sistem, bagian gudang dapat menerima informasi tersebut saat itu juga.  Sedangkan bagian finance yang bertugas melakukan pembayaran atau penagihan juga terhindar dari kesalahan oleh adanya sistem ini.

Pada bisnis dengan layanan customer service, tersajinya data real time terbukti meningkatkan kualitas layanan pada pelanggan. Tanggapan terhadap pertanyaan maupun keluhan dapat direspon segera oleh perusahaan tanpa ada delay untuk melakukan pengecekan.

#4 Kontrol Terhadap Proses Bisnis

Masih berkaitan dengan tersedianya data real time, perangkat lunak ini juga memberikan manfaat besar pada proses manajemen bisnis secara keseluruhan.

Sistem ERP didesain dengan struktur dan keterkaitan yang jelas antara satu divisi dengan yang lainnya. Dengan demikian, setiap orang mengetahui dan menjalankan fungsinya dengan jelas dan terkontrol.

Misalnya, operator purchasing memiliki akses untuk semua proses yang berkaitan dengan pengadaan barang. Ia memiliki kontrol untuk memantau setiap tahap proses pengadaan.

Contohnya, permintaan pelunasan pembayaran tidak akan terkirim ke bagian finance jika bagian gudang belum mengkonfirmasi kedatangan barang melalui sistem.

Sedangkan pada level manajerial, ERP mempermudah pengontrolan terhadap proses bisnis secara menyeluruh.

Tidak sebatas hanya memberikan persetujuan, ketika terjadi sesuatu dalam sebuah proses kerja, data real time pada ERP juga menunjukkan di mana terjadinya masalah dan memiliki rekaman semua data terkait proses kerja tersebut.

Contoh dalam perusahaan manufaktur, proses produksi terhenti karena suatu hal. Sistem ini akan menunjukkan di mana persisnya proses tidak berjalan sehingga masalah dapat langsung teridentifikasi dan diatasi.

Tentang hal ini, Klaus (2000) mengatakan bahwa Enterprise Resource Planning  adalah solusi untuk memberikan sudut pandang yang holistik tentang sebuah bisnis melalui sebuah informasi tunggal.

ERP mempermudah pengontrolan terhadap proses bisnis secara menyeluruh

#5 Pengembangan Berkelanjutan

Perusahaan yang bertahan adalah yang berkembang secara dinamis. Restrukturisasi awal mungkin hanya membagi organisasi ke dalam beberapa divisi awal seperti Human Resource, Production, Logistic, dan Marketing.

Seiring berjalannya waktu, pembagian fungsi kerja dapat dilakukan kembali sehingga menciptakan beberapa divisi baru. Proses ini tidak akan berhenti karena perusahaan akan selalu dituntut untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan zaman.

Teknologi Enterprise Resource Planning bersifat adaptif sehingga mampu mendukung perkembangan berkelanjutan seperti ini. Selain dapat turut menyesuaikan dengan perubahan organisasi, data yang disajikan oleh modul ini juga vital sebagai bahan pertimbangan untuk menciptakan perubahan itu sendiri.

Sebagai contoh, berdasarkan hasil evaluasi terhadap bisnis proses yang berlangsung melalui sistem ERP, persetujuan distribusi barang cukup disetujui oleh kepala gudang pengirim dan penerima. Di mana, sebelumnya, proses ini membutuhkan persetujuan hingga beberapa level yang lebih tinggi.

Rekam data pada sistem ini dapat menjadi rujukan untuk melakukan perbaikan dan pengembangan berkelanjutan agar proses bisnis dapat berjalan semakin baik.

Peran Penting ERP dalam Peningkatan Performa Bisnis

Enterprise Resource Planning memiliki peran sebagai solusi yang mengiringi perkembangan sebuah perusahaan. Sistem ini tidak hanya bertindak sebagai jalur interaksi antar unit, tetapi juga mengatur alur komunikasi tersebut secara terstruktur. Dengan demikian, tidak akan ada proses kerja yang delay maupun terlewat.

Beberapa publikasi juga membuktikan adanya peningkatan produktivitas kerja baik pada level karyawan maupun unit kerja.

Peran penting dalam pemangkasan waktu dan biaya membuat penerapan Enterprise Resource Planning berkontribusi pada efektivitas proses bisnis.

Demikianlah peran penting ERP dalam sebuah organisasi kerja. Sifatnya yang adaptif dapat terus mengiringi tahap demi tahap perkembangan perusahaan.

Best menyediakan sistem aplikasi ERP yang terintegrasi, memiliki pengaturan yang fleksibel, dan dapat membantu pengambilan keputusan bisnis dengan cepat dan tepat melalui data yang akurat yang didapatkan dari aplikasi ERP Best.

Ingin performa bisnis Anda lebih meningkat dan terbantu dengan aplikasi ERP Best? Cari tahu dan diskusikan kebutuhan Anda di sini.